Template Email
WindDoc invia automaticamente email in diverse situazioni, senza che sia necessario procedere manualmente con l’invio.
Ad esempio, possono essere utilizzate per:
- comunicare l’avvenuta accettazione di una fattura elettronica;
- inviare notifiche relative agli appuntamenti;
- inviare comunicazioni ai clienti;
- gestire altre notifiche automatiche generate dal sistema.
È possibile personalizzare il contenuto di queste email, modificando sia l’oggetto sia il testo del messaggio.
La gestione è disponibile nella sezione:
Impostazioni → Email → Template Email
Firma delle email
La prima sezione permette di configurare la firma delle email.
La firma è una parte del messaggio che viene aggiunta automaticamente alle email e può contenere, ad esempio, le informazioni della propria azienda, come:
- nome dell’azienda;
- indirizzo;
- recapiti;
- sito web;
- altre informazioni di contatto.
Cliccando su Imposta una firma personalizzata alle email puoi modificare la firma utilizzata da WindDoc.
WindDoc propone inizialmente una firma predefinita, generata utilizzando le informazioni presenti nella configurazione della propria azienda.
Variabile {messaggio}
All’interno della firma è necessario utilizzare la variabile:
{messaggio}Questa variabile indica il punto in cui WindDoc deve inserire il contenuto principale dell’email.
È quindi possibile personalizzare anche la parte superiore del messaggio, inserendo elementi che verranno visualizzati prima del contenuto specifico dell’email.
Importante: assicurati di mantenere la variabile {messaggio} all’interno della firma. Senza questa variabile il contenuto principale dell’email potrebbe non essere visualizzato nella posizione prevista.
Personalizzare i Template Email
Nella parte successiva della pagina sono presenti le diverse sezioni relative ai template delle email automatiche.
Ogni template corrisponde a una specifica tipologia di email inviata automaticamente da WindDoc.
Per ogni template viene riportata una descrizione che indica in quale situazione viene utilizzato.
Per ogni modello puoi personalizzare:
- Oggetto dell’email;
- Testo dell’email.
In questo modo puoi adattare le comunicazioni automatiche allo stile e alle esigenze della tua attività.
Utilizzare le variabili
Il testo dei template può essere personalizzato utilizzando le variabili disponibili.
Nella sezione Variabili disponibili viene riportato l’elenco delle variabili che puoi utilizzare nel messaggio.
Le variabili vengono sostituite automaticamente da WindDoc con i dati effettivi del cliente, del documento o dell’evento.
Ad esempio, inserendo nel testo:
Buongiorno {cliente_nome} {cliente_cognome},WindDoc sostituirà automaticamente le variabili con i dati del cliente.
Se il cliente è Mario Rossi, l’email verrà quindi visualizzata come:
Buongiorno Mario Rossi,Le variabili permettono quindi di creare template personalizzati e dinamici, senza dover modificare manualmente il testo per ogni email.
Salvare le modifiche
Dopo aver personalizzato uno o più template, scorri fino alla parte inferiore della pagina e clicca sul pulsante:
Salva Impostazioni
Le modifiche verranno salvate e utilizzate da WindDoc per i successivi invii automatici delle email.