Fatture di Acquisto
Vediamo in questa guida come registrare le vostre fatture di acquisto.
Lista acquisti registrati
Entrando nella gestione [ Acquisti ] la prima sezione che viene mostrata è la lista di tutti i documenti inseriti nell’anno fiscale selezionato (è possibile cambiare anno fiscale dalla tendina in alto a destra a fianco dell’immagine profilo). Da questa gestione sono disponibili differenti filtri per ricercare più velocemente una determinata acquisto.
Nella parte superiore sono presenti dei widget che visualizzano:
- Il totale degli acquisti
- Il totale senza considerare l’iva
- Il totale degli acquisti ancora da pagare
Modificando e aggiungendo filtri di ricerca il valore dei widget si adatta ad i solo documenti filtrati.
Registrazione nuova fattura di Acquisto
L’inserimento di un nuovo acquisto comporta l’inserimento di differenti campi come mostrato nella figura seguente.
Allegati e fornitore
Il primo dato richiesto è il documento originale da allegare all’acquisto. E’ possibile inserire differenti tipologie di file. Nel caso in cui il file sia nel formato PDF oppure in un qualsiasi formato immagine (jpg, gif, png) è possibile visualizzarne l’anteprima per facilitare l’inserimento dei dati.
Nella sezione di destra troviamo come primo campo l’inserimento del Fornitore. In questo caso il fornitore deve essere necessariamente presente nella [ Rubrica ]. Nel caso in cui non sia presente sarà possibile creare velocemente una nuova anagrafica semplicemente premendo sull’icona [] presente nel campo fornitore.
Viene richiesta inoltre la data del nostro acquisto, il numero della fattura e, se necessario, un secondo cointestatario da inserire all’acquisto.
Categorie di Acquisto
Viene richiesto come secondo dato di inserire la Categoria associata all’acquisto. Questo dato è molto importate sia al vostro commercialista sia per calcolare in automatico i campi “Dedicibilità Tasse“,”Detraibilità IVA“, “Deducibilità IRAP“. La ricerca della categorie di acquisto è stata semplificata in WindDoc aggiungendo termini di ricerca comuni. Per esempio usando come termine di riceva TIM, compare la categoria “Spese telefoniche cellulare“. Se abbiamo già in precedenza registrato un acquisto per lo stesso fornitore, WindDoc ci proporrà in automatica la precedente categoria di acquisto selezionata.
Per semplificare la ricerca delle categorie, potete cliccare sull’icona della lente di ingrandimento accanto al campo. Si aprirà una ricerca avanzata.
Registro prodotti o totale
Negli Acquisti è possibile scegliere se registrare solamente i totali del documento oppure registrare nel dettaglio i singoli prodotti che lo compongono.
La scelta dipende dal livello di dettaglio che si desidera gestire: se non è necessario registrare i prodotti e movimentare il magazzino, è possibile utilizzare la registrazione dei soli totali. Se invece si desidera gestire i singoli articoli, è possibile registrarli attraverso la funzione Registra Articoli.
Registrazione dei soli totali
Per registrare un acquisto senza inserire i singoli prodotti è sufficiente cliccare su Registra solo Totale.
Questa modalità è indicata quando non interessa gestire nel dettaglio i prodotti che compongono l’acquisto e, in particolare, quando non è necessario effettuare il relativo caricamento a magazzino.
La registrazione dei soli totali permette quindi di registrare un acquisto in modo più rapido, senza dover inserire o verificare ogni singolo prodotto.
Registrazione dei prodotti
Cliccando su Registra Articoli è invece possibile inserire e registrare i singoli prodotti che compongono l’acquisto.
Questa modalità permette di gestire ogni articolo nel dettaglio e, se il prodotto è associato a un magazzino, di effettuare anche il relativo caricamento a magazzino.
Prodotti nelle fatture elettroniche ricevute
Quando l’acquisto viene generato a partire da una fattura elettronica ricevuta, i prodotti presenti nella fattura vengono riportati automaticamente.
Può tuttavia verificarsi che il fornitore utilizzi un codice prodotto diverso da quello utilizzato nella propria anagrafica di WindDoc.
Per gestire questa situazione, nell’anagrafica dei prodotti (link alla guida) è disponibile una sezione nella quale è possibile indicare i diversi codici utilizzati dai propri fornitori.
Quando WindDoc trova nella fattura elettronica il codice prodotto del fornitore, verifica se questo codice è stato associato a un prodotto presente in anagrafica. In caso positivo, il prodotto della fattura viene automaticamente collegato al corrispondente prodotto di WindDoc, permettendo di effettuare correttamente anche la relativa movimentazione di magazzino.
Se il prodotto non è ancora presente in anagrafica, viene mostrato il pulsante Inserisci prodotto in anagrafica, che permette di creare direttamente il nuovo prodotto.
Se invece il prodotto esiste già in WindDoc, ma non è ancora collegato al codice utilizzato dal fornitore, è possibile utilizzare il pulsante Collega prodotto. Questa funzione permette di associare il codice del fornitore al prodotto già presente in anagrafica, così che nelle successive registrazioni WindDoc possa riconoscerlo automaticamente.
⚠️ Attenzione: per poter collegare un prodotto esistente è necessario che il prodotto dell’acquisto abbia un proprio codice prodotto.
Associazione con un DDT di ingresso
Se si gestiscono i DDT di ingresso, è possibile collegare l’acquisto a un DDT precedentemente registrato in WindDoc tramite la funzione Associa DDT.
Questa funzione è particolarmente utile quando la merce è stata già caricata a magazzino attraverso il DDT di ingresso. Collegando il DDT all’acquisto, il magazzino non viene movimentato nuovamente dall’acquisto, evitando quindi di registrare due volte il carico della stessa merce.
L’associazione permette inoltre di identificare il DDT come registrato, mantenendo così allineato lo stato dei documenti e facilitando il controllo degli ordini, dei DDT ricevuti e dei relativi acquisti.
Qui è presente la guida di riferimento per i DDT i Ingresso
Riepilogo degli importi
Gli importi che compongono la fattura, come imponibili, IVA, sconti, spese e altri eventuali valori, vengono calcolati automaticamente da WindDoc e riportati nella sezione dedicata sulla destra, come mostrato nella figura.
Scadenze di pagamento
Nella sezione “Scadenze di pagamento e date di saldo” possiamo inserire tutte le scadenza di pagamento suddivise per importo e data. Per inserire una nuova scadenza è necessario modificare l’importo della prima scadenza ed in automatico il sistema ne inserirà una nuova con l’importo rimanente.
Per impostare una fattura di acquisto come saldata tutti i pagamenti devono essere impostati sul conto in cui è stato ricevuto il pagamento. Il conto va impostato per ogni pagamento nel campo Saldo importo. Sarà necessario infine indicare la data di acconto/saldo.
Nel caso in cui i pagamenti siano impostati su Da Pagare la fattura di acquisto sarà contrassegnata come “Da saldare”. Le scadenza di pagamento saranno infine visualizzate all’interno dello scadenzario come promemoria.
Se abbiamo registrato nel nostro acquisto una ritenuta di acconto il sistema WindDoc crea in automatico un pagamento dedicato alla ritenuta impostandolo di default come data di scadenza il 16 de mese successivo a quello del pagamento.
Dettaglio Acquisto
Possiamo visualizzare il dettaglio del nostro acquisto nella sezione dedicata.
In questa vista vengono riportati tutte le informazioni dell’acquisto registrato
Salda acquisto
La funzione [ Salda ] permette di modificare più velocemente le scadenze di pagamento ed impostare l’acquisto come saldata senza dover entrare nella modifica del documento.
