Fattura Elettronica in WindDoc

La fatturazione elettronica tra privati, detta anche fattura elettronica B2B, è la nuova metodologia di interscambio per le fatture di acquisto e di vendita. I particolari processi e regole di interscambio sono stati completamente integrati ed automatizzati in WindDoc. In questa guida viene mostrato come configurare ed utilizzare la fattura elettronica con WindDoc.

Configurazione

Per gestire la fattura elettronica WindDoc utilizza come mezzo di comunicazione la vostra email PEC. Prima di poter utilizzare la fatturazione elettronica in WindDoc è necessario essere iscritti al portale dell’agenzia delle entrate ed aver comunicato la mail PEC abilitata a ricevere ed inviare la fattura elettronica. Se non avete ancora eseguito questa configurazione vi rimandiamo alla seguente tutorial che vi guiderà passo a passo alla configurazione del vostro profilo fiscale e alla corretta comunicazione dell’email PEC sul sito dell’agenzia delle entrate.

Dopo essersi registrati ed aver comunicato la vostra mail PEC all’Agenzia delle entrate vediamo come poter abilitare la fattura elettronica all’interno di WindDoc.
Rechiamoci nella sezione [ Imporstazioni ] -> [ Fattura Elettronica].

Configurazione fattura elettronica

Dopo aver abilitato la fattura elettronica dobbiamo configurare i parametri relativi alla Fattura elettronica B2B.
Il primo parametro da configurare è il campo Tipo soggetto che indica se il nostro profilo fiscale fa riferimento a:

  1. Persona fisica
  2. Persona giuridica (se il profilo fiscale fa riferimento ad una società di capitali SRL, SPA, ecc..)

Il secondo parametro da configurare è Tipo cassa. In questo caso, se necessario, indichiamo la cassa a cui il nostro profilo fiscale fa riferimento.

Come terzo parametro dobbiamo impostare la nostra Mail Pec. Per aggiungere una nuova Email PEC in WindDoc basta premere il pulsante [ Aggiungi una nuova email PEC ].

Selezioniamo il gestore/provider della mail PEC e successivamente indichiamo la nostra mail PEC e la password di accesso alla PEC. Verifichiamo se i dati inseriti sono corretti cliccando su pulsante [ Verifica email].

Dopo aver inserito l’email PEC e salvato la configurazione della Fattura Elettronica siamo pronti per utilizzare la Fattura Elettronica all’interno di WindDoc.

Invio Fattura Elettronica B2B

Vediamo ora come inviare una fattura elettronica in WinDdoc.
Rechiamoci nella sezione fatture e creiamo la fattura che dovrà essere successivamente consegnata al nostro cliente. Per la guida e compilazione di una fattura in WindDoc vi rimandiamo alla sezione dedicata.
Per poter recapitare la fattura Elettronica al vostro cliente è necessario compilare nella sezione [Anagrafica clienti] uno dei seguenti due campi :

  1. Codice Destinatario (Identificativo di 7 caratteri diverso ed unico per ogni Partita IVA ed assegnato dall’agenzia delle entrate.)
  2. Email Pec
Fattura elettronica - Codice destinatario - Email PEC

Dopo aver completato e salvato il nostro documento nella scheda di dettaglio Fattura presente in WindDoc comparirà la sezione relativa all’invio della Fattura Elettronica

Fattura elettronica - Codice destinatario - Email PEC

La prima funzione che troviamo relativa alla Fattura elettronica è la verifica della correttezza del documento. Premendo infatti sul pulsante [ Verifica fattura ] possiamo eseguire un primo check sulla conformità del documento.
Nel caso in cui la fattura presenti degli errori è necessario correggergli prima di poter procedere all’invio della fattura.

Se la nostra fattura risulta corretta possiamo procedere con l’invio cliccando sul pulsante [ Invia fattura ].

Invio Fattura elettronica

Per poter inviare la fattura dobbiamo specificare

  1. Progressivo Invio : un numero incrementale univoco per ogni fattura inviata. Viene automaticamente generato e gestito da WindDoc.
  2. Causale di pagamento (Se necessario)
  3. Documenti da allegare : Se sono stati allegati documenti alla fattura in WindDoc è possibile allegarli ed inviarli assieme alla fattura elettronica.

Infine premendo sul pulsante [ Invia fattura ] sarà avviato il processo di invio fattura elettronica.

Fattura Elettronica – Processo di invio

Dopo aver inviato la fattura elettronica, WindDoc avvierà in modo automatico il processo di consegna della fattura che consiste nello scambio di alcune email tramite l’agenzia delle entrate (meglio detto SDI [Società di interscambio]).
Durante la procedura di consegna non sarà possibile modificare la fattura in WindDoc.

Tutte le email interessate all’invio vengono salvate in WindDoc e possono essere consultate tramite il pulsante [ Visualizza tracciato ]. In questa schermata sono visualizzate tutte le email ordinate per data e suddivise per tipologia.

Analizziamo ora tutti gli stati che si possono verificare durante la procedura di consegna.

1) Fattura inviata – In attesa di risposta

Il processo di consegna della fattura è in atto.

Fattura elettronica - In attesa di risposta

2) Errore Fattura

La fattura è stata rifiutata dall’agenzia delle entrate per un errore. In questo caso è sufficiente correggere l’errore riscontrato e ripetere l’invio della fattura.

Fattura elettronica - Errore documento

3) Fattura Accettata

La fattura è stata accettata dall’agenzia delle entrate.

Fattura elettronica - Accettata

Fattura Elettronica – Invio Xml con firma digitale

Per chi ne avesse necessità è possibile tramite WindDoc inviare il file della fattura elettronica firmato tramite firma digitale. Per poter fare questo è necessario scaricare il file XML tramite il pulsante [ Scarica XML ], firmarlo elettronicamente tramite la vostra SmartCard e ricaricare il file firmato tramite il pulsante [ Carica XML ].

Fattura elettronica allegato xml

Una volta caricato il file si procedere con l’invio tramite il classico pulsante [ invia fattura ].

Come ricevere una Fattura Elettronica

Con WindDoc è possible ricevere le fattura elettroniche.
Rechiamoci nella gestione dedicata [ Acquisti ] -> [ Fatture elettroniche di acquisto ].

Lista Fattura elettroniche ricevute

In questa sezione visualizziamo tutte le fatture elettroniche ricevute.

Per ricercare nuove fatture è sufficiente cliccare sul pulsante [ Ricerca nuovi acquisti ]. WindDoc analizzerà la vostra mail PEC e ricercherà la presenza di nuove fatture elettroniche.

Per ogni fattura elettronica ricevuta sono disponibili alcune azioni.

Fattura elettronica - Azioni
  1. Visualizza Fattura : Converte e stampa la fattura elettronica in PDF, un formato più semplice per la sua consultazione
  2. Visualizza XML Fattura : Viene mostrato l’XML, il formato originale della fattura elettronica
  3. Email Ricevuta : Potete scaricare e visionare l’email originale ricevuta contenente la fattura elettronica
  4. Crea Acquisto : Viene generato una nuova fattura di acquisto in WindDoc già compilato con tutti i dati presenti nella fattura ricevuta.