Gestione Ordini Fornitori
La gestione degli Ordini Fornitori è una funzionalità pensata per semplificare il processo di richiesta e conferma dei prodotti o servizi da parte dei vostri fornitori. Con WindDoc, è possibile generare documenti specifici da inviare ai fornitori, facilitando così la comunicazione e la gestione degli acquisti.Come accedere alla gestione Ordini Fornitori
Per accedere alla sezione dedicata alla gestione degli Ordini Fornitori, basta dirigersi nella sezione Acquisti. Se non trovi questa sezione nel tuo menu, puoi attivarla facilmente andando su Impostazioni -> Personalizzazione -> Gestione Moduli. Una volta dentro la lista, potrai visualizzare tutti gli ordini dei fornitori già inseriti, ognuno contrassegnato da uno stato che ne indica la situazione attuale (ad esempio, “In corso”, “Confermato”, “Completato”).Creazione di un nuovo ordine fornitore
Per generare un nuovo ordine, clicca su Nuovo documento. La creazione di un ordine fornitore segue le stesse modalità di una fattura, quindi per la compilazione ti rimandiamo alla guida su come generare una fattura.Gestione e operazioni su un ordine fornitore
Entrando nel dettaglio di un ordine fornitore, avrai a disposizione diverse opzioni per gestirlo:- Stampa del documento: Puoi stampare l’ordine per un’eventuale archiviazione cartacea o per inviarlo fisicamente.
- Invio tramite email: È possibile inviare l’ordine direttamente al fornitore tramite email, riducendo i tempi di comunicazione.
- Generazione di un acquisto: Un’altra funzione utile è la possibilità di generare un acquisto direttamente dall’ordine fornitore. In questo modo, potrai avere il tuo acquisto già completamente compilato e pronto per la registrazione.
Attenzione: Se il fornitore ti invia successivamente la fattura elettronica per il lavoro svolto, fai attenzione a non registrare l’acquisto due volte, sia dall’ordine fornitore che dalla fattura elettronica, per evitare duplicazioni nei tuoi registri contabili.
Automazione tramite Preventivi e Ordini
Per rendere il processo ancora più fluido, WindDoc consente di automatizzare la creazione dell’ordine fornitore direttamente dalla sezione Preventivi e Ordini. Con un semplice click, puoi generare un ordine fornitore a partire da un preventivo già approvato, semplificando ulteriormente la gestione degli acquisti.Generazione Acquisto o DDT di ingresso
Dopo aver creato un Ordine di acquisto, è possibile trasformarlo direttamente in un Acquisto (link alla guida) oppure in un DDT di ingresso (link alla guida).
La generazione diretta permette di creare il documento selezionato partendo dall’ordine di acquisto, riportando automaticamente il fornitore, i prodotti e le relative quantità presenti nell’ordine.
Stato di registrazione dell’ordine
Nella lista degli ordini di acquisto è presente il campo Stato Registrazione, che indica in che modo l’ordine è stato registrato tramite documenti di acquisto o DDT di ingresso.
| Stato | Descrizione |
|---|---|
| Nessuno | L’ordine di acquisto non è ancora stato registrato tramite un Acquisto o un DDT di ingresso. |
| Parziale | Solo una parte dei prodotti o delle quantità dell’ordine è stata registrata. |
| Completo | Tutti i prodotti e le relative quantità dell’ordine sono stati registrati. |
Registrazione parziale
La registrazione dell’ordine può essere parziale quando, ad esempio, il fornitore consegna solo una parte della merce ordinata oppure quando viene ricevuta una fattura relativa solamente ad alcuni prodotti dell’ordine.
Durante la creazione dell’Acquisto o del DDT di ingresso è infatti possibile modificare le quantità oppure escludere completamente alcuni prodotti presenti nell’ordine.
Se non vengono registrati tutti i prodotti o tutte le quantità previste nell’ordine, questo viene automaticamente impostato con Stato Registrazione = Parziale.
Quando successivamente viene generato un nuovo Acquisto o DDT di ingresso dallo stesso ordine, WindDoc considera quanto già registrato e riporta nel nuovo documento solo i prodotti e le quantità ancora da registrare.
In questo modo è possibile gestire anche ordini di acquisto evasi in più consegne o fatturati dal fornitore in più documenti, mantenendo sempre sotto controllo la quantità ordinata e quella già ricevuta o registrata.