Guida Plugin WindDoc per Magento 1.9
Il plugin WindDoc per Magento 1.9 consente di automatizzare la generazione e la sincronizzazione dei documenti fiscali direttamente dagli ordini effettuati sul vostro e-commerce. Attraverso l’integrazione con WindDoc è possibile creare automaticamente ordini, fatture, ricevute e scontrini, mantenendo sincronizzati clienti, documenti e magazzino.
Per scaricare il modulo è possibile utilizzare la pagina ufficiale WindDoc Plugin Magento
Dopo aver scaricato il file dell’estensione, sarà sufficiente caricarlo all’interno di Magento tramite la normale procedura di installazione dei moduli. Una volta completata l’installazione, nella sezione “Sistema → Configurazione” comparirà nel menu laterale la nuova area “WindDoc → Impostazioni”.
Collegamento account WindDoc
La prima operazione da effettuare consiste nel collegare il proprio account WindDoc al sito Magento. Premendo il pulsante “Collega WindDoc” verrà aperta una finestra popup nella quale sarà necessario inserire le credenziali del proprio account e selezionare il profilo WindDoc da associare all’e-commerce.
Quando il collegamento sarà completato correttamente, il sistema mostrerà il messaggio “WindDoc collegato”, confermando l’avvenuta connessione tra Magento e il gestionale. Dopo il collegamento è importante premere il pulsante “Salva Configurazione” per memorizzare le impostazioni.
Sezione Rubrica
La sezione Rubrica permette di sincronizzare automaticamente i clienti di Magento all’interno di WindDoc. Attivando l’opzione “Salva cliente”, il sistema creerà automaticamente l’anagrafica cliente nel momento in cui verrà sincronizzato almeno un documento fiscale, come una fattura o una ricevuta.
Questa funzione risulta particolarmente utile per mantenere uno storico completo delle anagrafiche e dei documenti associati ai clienti direttamente all’interno del gestionale. Nel caso in cui venga utilizzata esclusivamente la gestione degli scontrini, l’anagrafica del cliente non verrà sincronizzata automaticamente.
Sezione Ordini
La sezione Ordini consente di generare automaticamente in WindDoc il documento ordine relativo agli acquisti effettuati su Magento. Attivando l’opzione “Sincronizza ordini”, ogni nuovo ordine potrà essere trasferito automaticamente al gestionale.
La sincronizzazione può avvenire manualmente oppure automaticamente subito dopo la creazione dell’ordine su Magento, in base alla configurazione selezionata nell’opzione “Sincronizza ordini automaticamente”.
Attraverso l’opzione “Abilita magazzino” è inoltre possibile aggiornare automaticamente le giacenze dei prodotti presenti in WindDoc durante la sincronizzazione degli ordini. I prodotti scaricati da un’ordine saranno contrassegnati come Impegnati.
Il campo “Modello stampa ordine” consente di scegliere il template grafico utilizzato per la stampa del documento, mentre tramite “Numerazione ordini” è possibile definire una numerazione dedicata agli ordini provenienti dall’e-commerce, ad esempio utilizzando un prefisso specifico come “ECO”.
Sezione Fatture
La sezione Fatture permette di generare automaticamente le fatture elettroniche relative agli ordini effettuati su Magento. I documenti creati in WindDoc risultano già predisposti per la fatturazione elettronica italiana.
Nel caso di fatture emesse verso clienti privati, il sistema imposterà automaticamente il codice destinatario “0000000”, mentre per i clienti esteri verrà utilizzato “XXXXXXX”.
È importante ricordare che la fattura non viene trasmessa automaticamente all’Agenzia delle Entrate: il documento viene solamente generato e preparato all’interno di WindDoc, lasciando all’operatore la possibilità di effettuare eventuali controlli prima dell’invio definitivo.
Attivando l’opzione “Sincronizza fatture”, il sistema potrà creare automaticamente il documento fiscale in WindDoc. La sincronizzazione automatica può essere eseguita quando l’ordine Magento viene considerato pagato. Lo stato di “ordine pagato” dipende dalla configurazione delle modalità di pagamento presenti nella relativa sezione del plugin.
La gestione del magazzino può essere attivata anche per le fatture, consentendo lo scarico automatico delle quantità vendute.
Il campo “Modello stampa fatture” permette di scegliere il template grafico del documento, mentre “Numerazione fatture” consente di utilizzare una numerazione dedicata alle fatture provenienti dall’e-commerce.
Attivando l’opzione “Invia Email”, la fattura verrà inviata automaticamente al cliente dopo la generazione in WindDoc. Il template dell’email può essere personalizzato direttamente all’interno del gestionale nel percorso “Impostazioni → Email → Template Email”.
Sezione Ricevute
La sezione Ricevute consente di generare automaticamente ricevute per gli ordini provenienti da Magento.
Quando risultano attive contemporaneamente sia la gestione Fatture che la gestione Ricevute, il sistema determina automaticamente il tipo di documento da creare in base ai dati inseriti dal cliente durante l’acquisto. Se il cliente ha compilato il campo Partita IVA verrà generata una fattura; in caso contrario verrà emessa una ricevuta.
Le impostazioni relative all’invio automatico delle email e alla gestione del magazzino vengono ereditate direttamente dalla configurazione presente nella sezione Fatture.
Attraverso il campo “Modello stampa ricevute” è possibile selezionare il template grafico utilizzato per la stampa del documento, mentre la voce “Numerazione ricevute” permette di definire una numerazione dedicata ai documenti provenienti dall’e-commerce.
Sezione Scontrini
La sezione Scontrini consente di generare automaticamente uno scontrino fiscale in formato PDF conforme alla normativa italiana. Una volta emesso, lo scontrino viene trasmesso automaticamente all’Agenzia delle Entrate tramite WindDoc o WindDocCassa.
Se risultano attive contemporaneamente sia la gestione Fatture che la gestione Scontrini, il sistema determinerà automaticamente il documento corretto da emettere in base alla presenza o meno della Partita IVA del cliente.
È invece sconsigliato attivare contemporaneamente la gestione Ricevute e Scontrini, poiché entrambe sono dedicate ai clienti privati e potrebbero generare documenti duplicati.
La generazione degli scontrini può avvenire manualmente oppure automaticamente quando un ordine viene contrassegnato come pagato tramite l’opzione “Sincronizza Scontrini Automaticamente”.
Il campo “Cassa” permette di selezionare la cassa configurata in WindDoc o WindDocCassa da utilizzare per l’emissione del documento fiscale. La cassa selezionata definisce anche le modalità di pagamento disponibili e le relative configurazioni fiscali.
Anche per gli scontrini è disponibile l’invio automatico tramite email e la gestione automatica del magazzino.
Nella sezione “Associazione metodi di pagamento” è necessario associare ogni metodo di pagamento configurato in Magento alla relativa modalità di pagamento disponibile nella cassa di WindDoc.
Campi cliente
Magento 1.9 non gestisce nativamente i campi necessari per la fatturazione elettronica italiana. Per questo motivo è possibile utilizzare un’estensione aggiuntiva che consenta di aggiungere campi personalizzati al checkout o all’anagrafica cliente.
All’interno della sezione “Campi cliente” del plugin sarà quindi possibile associare i campi relativi a Codice Fiscale, Partita IVA, Codice Destinatario ed email PEC ai corrispondenti campi configurati in Magento.
Modalità di Pagamento
La sezione Modalità di Pagamento permette di configurare il comportamento dei metodi di pagamento utilizzati in Magento durante la sincronizzazione dei documenti.
Per ogni metodo di pagamento è necessario associare il relativo conto contabile presente in WindDoc. Inoltre è possibile definire quali stati ordine debbano essere considerati validi per identificare un ordine come pagato e avviare automaticamente la generazione dei documenti fiscali.
Il pulsante “Imposta valori predefiniti” consente di applicare automaticamente la configurazione standard degli stati ordine comunemente utilizzati da Magento.
Aliquote IVA
La sezione Aliquote IVA consente di associare le aliquote fiscali utilizzate in Magento con quelle presenti in WindDoc.
Per le aliquote standard, come ad esempio 22% o 10%, l’associazione viene normalmente eseguita automaticamente se la stessa aliquota è presente anche all’interno di WindDoc.
Nel caso di prodotti esenti IVA o soggetti a regimi fiscali particolari, sarà invece necessario configurare manualmente il comportamento del plugin specificando l’articolo IVA da utilizzare in WindDoc.
Magazzino
La gestione Magazzino consente di sincronizzare automaticamente le quantità dei prodotti presenti in WindDoc durante la generazione di ordini, fatture, ricevute o scontrini.
Affinché la sincronizzazione funzioni correttamente, il codice prodotto configurato in Magento deve corrispondere esattamente al codice articolo presente in WindDoc.
È inoltre necessario che la gestione del magazzino sia attiva anche sul prodotto configurato nel gestionale. Durante lo scarico automatico, il sistema utilizzerà la prima locazione e il primo lotto disponibile configurati in WindDoc. Per l’utilizzo del magazzino in WindDoc fare riferimento alla guida dedicata.
Frontend Cliente
All’interno dell’area ordini di Magento, il plugin aggiunge automaticamente un pulsante dedicato al download dei documenti generati tramite WindDoc.
Il cliente potrà quindi scaricare direttamente dalla propria area riservata la fattura, la ricevuta oppure lo scontrino associato all’ordine, sia dalla lista ordini che dalla pagina di dettaglio dell’acquisto.