Guida all’installazione e configurazione di WindDoc per Shopify
Per installare WindDoc su Shopify è sufficiente accedere allo Shopify App Store, cercare l’app WindDoc e installarla sul proprio store. L’app è disponibile al seguente indirizzo . Una volta completata l’installazione, nella sezione Applicazioni di Shopify comparirà il pulsante WindDoc, dal quale sarà possibile accedere alla configurazione del plugin.
Per iniziare è necessario collegare il proprio account WindDoc a Shopify. Facendo clic sul pulsante “Collega WindDoc” verrà aperta una finestra di autenticazione nella quale inserire le credenziali del proprio account di WindDoc. Dopo l’accesso sarà possibile selezionare il profilo WindDoc da associare al negozio online. Al termine della procedura verrà mostrato il messaggio “WindDoc collegato”, che conferma la corretta connessione tra Shopify e il gestionale.
Una volta completata la configurazione iniziale è importante salvare le impostazioni tramite il pulsante “Salva”. Dopo il salvataggio saranno disponibili tutte le sezioni di configurazione dell’app.
Sezione Impostazioni
Shopify non supporta nativamente alcuni campi necessari per la fatturazione elettronica italiana, come Partita IVA e Codice SDI. Per questo motivo WindDoc permette di utilizzare campi personalizzati del checkout Shopify e associarli ai dati fiscali richiesti. Da questa sezione è quindi possibile definire quali campi utilizzare per la Partita IVA, il Codice SDI o eventuali altri dati fiscali necessari alla generazione dei documenti elettronici.
Sezione Clienti
Attivando l’opzione “Sincronizza Clienti”, il cliente verrà creato automaticamente in WindDoc durante la generazione del primo documento fiscale collegato all’ordine, come una fattura, una ricevuta. In questo modo l’anagrafica cliente sarà sempre aggiornata e sincronizzata con il gestionale. Nel caso di generazione di uno Scontrino l’anagrafica non sarà sincronizzata.
Sezione Ordini
La sezione Ordini consente di creare automaticamente in WindDoc il documento ordine relativo agli acquisti effettuati sullo store Shopify. Attivando l’opzione “Sincronizza ordini”, ogni nuovo ordine potrà essere trasferito al gestionale manualmente oppure automaticamente dopo la conferma dell’ordine da parte del cliente impostando il parametro “Tipo Sincronizzazione Ordini”.
È inoltre possibile aggiungere automaticamente un tag agli ordini sincronizzati. Il tag utilizzato dal sistema sarà “WD:GeneratoOrdine”, utile per identificare rapidamente gli ordini già trasferiti a WindDoc.
Abilitando la gestione del magazzino, le quantità disponibili verranno aggiornate automaticamente durante la sincronizzazione degli ordini. I prodotti scaricati da un’ordine saranno contrassegnati come Impegnati.
Il parametro “Modello stampa ordine” consente invece di scegliere il template grafico utilizzato per il documento. Per le gestione dei template personalizzi fare riferimento alla guida dedicata.
Il parametro “Numerazione ordini” permette di definire una serie numerica dedicata agli ordini provenienti dall’e-commerce.
Nel campo “Imposta articolo in assenza di IVA” è possibile specificare quale articolo IVA utilizzare nel caso di prodotti con aliquota pari a zero. Le aliquote standard come 22%, 10% o 4% vengono invece gestite automaticamente da WindDoc.
Sezione Fatture
La sezione Fatture permette di generare automaticamente fatture elettroniche tramite WindDoc. Le fatture create risultano già predisposte per la normativa italiana sulla fatturazione elettronica. Per i clienti privati il sistema imposterà automaticamente il codice destinatario “0000000”, mentre per i clienti esteri verrà utilizzato il valore “XXXXXXX”.
La generazione della fattura non comporta automaticamente l’invio all’Agenzia delle Entrate: il documento verrà preparato all’interno di WindDoc e potrà essere verificato prima della trasmissione definitiva.
Attivando l’opzione “Sincronizza fatture” sarà possibile attivare la gestione delle fatture.
Tramite il parametro “Tipo sincronizzazione fatture” si può scegliere se creare il documento automaticamente quando l’ordine viene contrassegnato come pagato oppure procedere manualmente.
Anche per le fatture è possibile aggiungere automaticamente il tag “WD:GenerataFattura” agli ordini sincronizzati.
La gestione del magazzino può essere abilitata per aggiornare automaticamente le giacenze dei prodotti.
Attraverso il parametro “Modello stampa fatture” è possibile selezionare il layout grafico del documento. Per le gestione dei template personalizzi fare riferimento alla guida dedicata
Il campo “Numerazione fatture” permette di utilizzare una numerazione dedicata alle fatture generate dal negozio online.
Nel campo “Contrassegna fattura come pagata” è necessario indicare il conto sul quale registrare il saldo del documento. Per la gestione dei conti in WindDoc fare riferimento alla seguente guida.
Attivando invece l’opzione “Invia Email”, la fattura verrà inviata automaticamente al cliente dopo la generazione in WindDoc. Il contenuto dell’email può essere personalizzato direttamente nel gestionale tramite i template dedicati.Anche in questa sezione è disponibile il campo “Imposta articolo in assenza di IVA”, utile per gestire prodotti con aliquota IVA pari a zero.
Sezione Ricevute
La sezione Ricevute consente di generare automaticamente ricevute fiscali per gli ordini effettuati sullo store Shopify.
Quando risultano attive contemporaneamente sia la gestione Fatture sia la gestione Ricevute, il sistema decide automaticamente quale documento emettere in base ai dati inseriti dal cliente durante il checkout. Se il cliente ha compilato il campo Partita IVA verrà emessa una fattura; in caso contrario sarà generata automaticamente una ricevuta.
Attivando l’opzione “Crea Ricevute” il plugin abiliterà la generazione automatica del documento. È inoltre possibile applicare automaticamente il tag “WD:GenerataRicevuta” agli ordini sincronizzati.
Le impostazioni relative al magazzino e all’invio automatico delle email vengono ereditate direttamente dalla configurazione presente nella sezione Fatture.
Attraverso il parametro “Modello stampa ricevute” è possibile scegliere il layout grafico del documento, mentre “Numerazione ricevute” consente di utilizzare una numerazione dedicata. Nel campo “Contrassegna ricevuta come pagata” è necessario indicare il conto sul quale registrare il saldo del documento.
Anche per le ricevute è disponibile il campo “Imposta articolo in assenza di IVA”, utile per la gestione di prodotti con aliquota IVA pari a zero.
Sezione Scontrini
La sezione Scontrini permette di generare automaticamente scontrini fiscali in formato PDF conformi alla normativa italiana. Ricordiamo che gli scontrini creati tramite WindDoc sono trasmessi automaticamente all’Agenzia delle Entrate.
Quando risultano abilitate sia le Fatture sia gli Scontrini, il sistema determina automaticamente quale documento generare in base alla presenza della Partita IVA nell’ordine. Per evitare duplicazioni, è invece sconsigliato utilizzare contemporaneamente Ricevute e Scontrini, poiché entrambe le modalità sono dedicate ai clienti privati.
Attivando il campo “Crea Scontrini” sarà possibile abilitare la generazione automatica degli scontrini. Tramite il parametro “Tipo sincronizzazione scontrini” si può decidere se creare il documento automaticamente quando l’ordine viene segnato come pagato oppure procedere manualmente.
Anche in questo caso il sistema può applicare automaticamente il tag “WD:GeneratoScontrino” agli ordini sincronizzati.
Il parametro “Cassa” consente di selezionare la cassa configurata in WindDoc o WindDocCassa da utilizzare per l’emissione del documento fiscale. Sono inoltre disponibili l’invio automatico tramite email e la sincronizzazione del magazzino.
Nel campo “Imposta articolo in assenza di IVA” è possibile definire quale articolo IVA utilizzare per i prodotti con aliquota pari a zero, mentre nella sezione dedicata ai pagamenti sarà necessario associare le modalità di pagamento di Shopify alle relative modalità previste dalla cassa configurata in WindDoc.
Gestione ordini
Dalla sezione Ordini di Shopify è possibile generare manualmente ordini, fatture, ricevute o scontrini per gli ordini effettuati sul negozio online. La generazione manuale dei documenti è disponibile per ordini non più vecchi di 60 giorni.
Per emettere un documento è sufficiente selezionare uno o più ordini dalla lista, fare clic sul menu “Altre Azioni” e scegliere il documento da generare. Le stesse funzioni sono disponibili anche all’interno del dettaglio del singolo ordine, sempre tramite il menu “Altre Azioni”.