Fattura Elettronica, copia di Cortesia
La consegna della fattura elettronica dopo essere stata inviata all’agenzia delle entrate avviene come sappiamo in modalità automatico al nostro cliente, tramite la specifica del codice SDI o l’email PEC fornitaci dal nostro cliente e da noi inserita all’interno della fattura nell’apposito campo. E’ però buona prassi, specialmente se si emettono fattura elettroniche verso privati, inviare la copia di cortesia della fattura in formato PDF.
E’ possibile inviare in Winddoc la fattura di cortesia manualmente oppure in modo automatico: in questo ultimo caso la fattura di cortesia sarà inviata al nostro cliente solo dopo che sia stata accettata dall’agenzia delle entrate, così da essere certi che al nostro cliente arrivi effettivamente la fattura approvata.
In Winddoc l’invio della fattura in formato PDF può essere eseguito in 2 modalità, allegando il PDF direttamente alla fattura inviata al cliente, oppure permettere al cliente di scaricare la fattura tramite un link dedicato. Se viene inviata la fattura tramite link dedicato si potrà sapere il file della fattura sia stato effettivamente scaricato.
Vediamo in questa guida come attivare l’invio della fattura di cortesia tramite link e come visualizzare se il nostro cliente ha eseguito il download del file.
Per prima cosa andiamo ad attivare l’opzione di invio della fattura tramite link. Rechiamoci nella sezione Impostazioni -> Fattura elettronica. Come mostrato nella seguente figura dobbiamo attivare la spunta all’opzione “Invia fattura di cortesia tramite link”.
Attivando tale opzione tutte le fatture di cortesia automaticamente inviate conterranno il link di scaricamento del PDF. In caso contrario le fattura saranno inviate in formato PDF.
Per inviare la fattura in formato PDF al nostro cliente rechiamoci nel dettaglio del documento.
Se vogliamo inviare la fattura di cortesia contestualmente all’accettazione della fattura elettronica sarà necessario che la nostra fattura sia ancora da inviare all’agenzia delle entrate. Premendo il pulsante di invio fattura troveremo la spunta “Invia Copia di Cortesia”. Spuntando tale opzione, inserendo l’email del nostro cliente e premendo invia fattura sarà avviato il processo di invio della fattura elettronica. Se la fattura elettronica viene accetta allora partirà in automatico la fattura di cortesia al nostro cliente.
Se invece stiamo trattando una ricevuta o vogliamo in un secondo momento inviare la fattura di cortesia al nostro cliente dal dettaglio della fattura troviamo l’opzione “Invia Email”. Cliccando su tale opzione potremmo inviare l’email al nostro cliente personalizzando oggetto e messaggio e scegliendo se inviare la fattura tramite Link o in formato PDF.
Se le nostre fatture sono stata inviate tramite Link possiamo sapere se il nostro cliente le ha scaricare. Per visualizzare questa informazione rechiamoci nella sezione Fatture -> Fattura, ovvero la pagina dove sono listate le nostre fatture. Cliccando sull’icona in altro a destra (funzione che permette di personalizzare la lista dei campi da visualizzare) possiamo inserire nella lista la colonna “Documento Scaricato”. Tale informazione ci indica se il cliente ha scaricano o no il documento.
Tale informazione è anche visibile nella pagina di dettaglio del documento. Nel caso sia stata scaricato comparirà un messaggio dedicato.