Solleciti di pagamento
Vediamo in questa guida come creare i solleciti automatici che ricordano ai vostri clienti quando una scadenza di pagamento relativa ad una fattura emessa nei loro confronti stà per scadere.
Per prima cosa dobbiamo creare i solleciti che vogliamo inviare.
Possiamo creare uno o più solleciti che si differenziato per tempo di invio : per esempio possiamo creare un sollecito che viene inviato 10 giorni prima della scadenza, uno il giorno della scadenza, ed un’altro 5 giorni dopo la sua scadenza.
Per creare un sollecito ci rechiamo nella sezione Solleciti -> Lista solleciti
In questa maschera ci viene chiesto come deve essere compilata l’email di sollecito da inviare al nostro cliente. In fondo alla maschera trovate le “Variabili” che saranno utili per personalizzare l’email con le informazioni del vostro cliente.
Per configurare l’invio di un sollecito, è necessario indicare l’oggetto e il corpo del messaggio che verrà inviato al destinatario, insieme all’indirizzo email da utilizzare per l’invio della notifica. Per configurare una vostra email all’interno di WindDoc fare riferimento alla guida dedicata.
È possibile scegliere se allegare direttamente il PDF del documento in scadenza all’email, oppure inserire un link per il download. Nel primo caso, il cliente riceverà subito il file in allegato, ma l’email sarà più pesante; nel secondo caso, il messaggio sarà più leggero e meno soggetto a filtri antispam, ma il cliente dovrà cliccare sul link per recuperare il documento.
Tramite il campo “Tempo Invio” è inoltre possibile definire il momento dell’invio dell’email, specificando se il sollecito deve partire il giorno stesso della scadenza oppure un certo numero di giorni prima o dopo. Una volta completata la configurazione, sarà sufficiente premere su Salva per registrare il sollecito.
Vediamo ora come abilitare il sollecito per un documento.
Nella maschera di creazione/modifica di un documento (per esempio una fattura di vendita) troviamo nella sezione scadenze pagamenti un nuovo parametro denominato “Abilita Solleciti Scadenza” come mostra la seguente immagine
Abilitando il parametro saranno inserite tutti i solleciti di pagamento inseriti precedentemente. Nel caso in cui il cliente paghi prima dell’invio del sollecito sarà necessario impostare il pagamento come saldato per annullare automaticamente gli avvisi ancora non inviati.
Attenzione! : I solleciti saranno inviati solamente se sarà presente l’email del contatto.
Possiamo infine visualizzare tutti i solleciti inviati e da inviare dalla sezione Solleciti -> Calendario Avvisi.
Gli avvisi di colore Blu sono i solleciti ancora da inviare.
Gli avvisi di colore rosso sono i solleciti che non sono stati inviati a causa di un errore.
Gli avvisi verdi sono i solleciti inviati