Guida Plugin WindDoc per Magento 2
Il plugin WindDoc per Magento 2 permette di automatizzare la gestione dei documenti fiscali direttamente dagli ordini effettuati sul vostro e-commerce. Grazie all’integrazione con WindDoc è possibile creare e sincronizzare automaticamente ordini, fatture, ricevute e scontrini, mantenendo aggiornati documenti, clienti e magazzino all’interno del gestionale.
Il modulo può essere scaricato dalla pagina ufficiale a questo link
Dopo aver installato il plugin all’interno di Magento 2, sarà disponibile una nuova sezione dedicata alla configurazione nel percorso Stores → Configuration → WindDoc
Da questa area sarà possibile configurare tutte le funzionalità di integrazione con il gestionale.
Collegamento account WindDoc
Per iniziare è necessario collegare il proprio account WindDoc a Magento 2. Premendo il pulsante “Collega WindDoc” verrà aperta una finestra di autenticazione nella quale inserire le credenziali del proprio account.
Dopo aver effettuato l’accesso sarà possibile selezionare il profilo WindDoc da associare al negozio online. Al termine della procedura verrà visualizzato il messaggio “WindDoc collegato”, che conferma l’avvenuta connessione tra Magento e il gestionale.
Una volta completata la configurazione iniziale è importante salvare le impostazioni tramite il pulsante “Save Config”.
Sezione Rubrica
La sezione Rubrica consente di sincronizzare automaticamente le anagrafiche clienti di Magento 2 all’interno di WindDoc.
Attivando l’opzione “Salva cliente”, il sistema creerà automaticamente il cliente nel gestionale durante la sincronizzazione del primo documento fiscale associato all’ordine, come fatture o ricevute.
Questa funzionalità permette di mantenere uno storico completo delle anagrafiche direttamente in WindDoc, facilitando la consultazione dei documenti emessi, dei movimenti e dello storico acquisti.
Nel caso in cui venga emesso il documento Scontrino, l’anagrafica cliente non verrà sincronizzata.
Sezione Ordini
La sezione Ordini permette di creare automaticamente in WindDoc il documento ordine relativo agli acquisti effettuati sul sito Magento 2.
Quando l’opzione “Sincronizza ordini” è attiva, ogni nuovo ordine effettuato sull’e-commerce può essere trasferito automaticamente al gestionale.
La sincronizzazione può essere eseguita manualmente oppure automaticamente subito dopo la conferma dell’ordine da parte del cliente.
Attraverso l’opzione “Abilita magazzino” è possibile aggiornare automaticamente le quantità disponibili in WindDoc durante la sincronizzazione degli ordini. Quado il magazzino viene movimentato da un’ordine i prodotti saranno contrassegnati come Impegnati.
Il parametro “Modello stampa ordine” consente di selezionare il template grafico utilizzato per la stampa del documento, mentre tramite “Numerazione ordini” è possibile definire una serie numerica dedicata agli ordini provenienti dall’e-commerce.
Sezione Fatture
La sezione Fatture consente di generare automaticamente fatture elettroniche in WindDoc per gli ordini provenienti da Magento 2.
Le fatture create risultano già predisposte per la gestione della fatturazione elettronica italiana. Per i clienti privati il sistema imposterà automaticamente il codice destinatario “0000000”, mentre per i clienti esteri verrà utilizzato il valore “XXXXXXX”.
La generazione della fattura non comporta automaticamente l’invio all’Agenzia delle Entrate: il documento viene preparato in WindDoc e potrà essere verificato prima della trasmissione definitiva.
Attivando la funzione “Sincronizza fatture”, il plugin creerà automaticamente il documento fiscale in base alle regole configurate.
La generazione automatica può avvenire quando l’ordine Magento viene considerato pagato. Lo stato dell’ordine utilizzato per identificare un pagamento valido può essere configurato nella sezione dedicata alle modalità di pagamento.
La gestione del magazzino può essere abilitata anche durante la creazione delle fatture, permettendo l’aggiornamento automatico delle giacenze.
Attraverso il parametro “Modello stampa fatture” è possibile scegliere il layout grafico del documento (link alla guida per creare modelli personalizzati), mentre “Numerazione fatture” permette di utilizzare una numerazione dedicata alle fatture generate dal negozio online.
Abilitando l’opzione “Invia Email”, la fattura verrà inviata automaticamente al cliente dopo la generazione in WindDoc. Il contenuto dell’email può essere personalizzato nella sezione Impostazioni → Email → Template Email, all’interno della sezione Template Predefinito invio documenti.
Sezione Ricevute
La sezione Ricevute permette di generare automaticamente ricevute fiscali per gli ordini effettuati su Magento 2.
Quando risultano attive contemporaneamente sia la gestione Fatture sia la gestione Ricevute, il sistema determina automaticamente quale documento emettere in base ai dati fiscali inseriti dal cliente durante il checkout.
Se il cliente ha compilato il campo Partita IVA verrà emessa una fattura; in caso contrario il sistema genererà automaticamente una ricevuta.
Le impostazioni relative alla gestione del magazzino e all’invio automatico delle email vengono ereditate direttamente dalla configurazione presente nella sezione Fatture.
Il plugin consente inoltre di definire un modello di stampa dedicato e una numerazione separata per le ricevute provenienti dall’e-commerce.
Sezione Scontrini
La sezione Scontrini consente di generare automaticamente scontrini fiscali in formato PDF conformi alla normativa italiana.
Gli scontrini creati tramite WindDoc Sono trasmessi automaticamente all’Agenzia delle Entrate.
Quando risultano abilitate sia le Fatture sia gli Scontrini, il sistema decide automaticamente quale documento generare in base alla presenza della Partita IVA durante l’ordine.
Per evitare duplicazioni è invece consigliato non utilizzare contemporaneamente la gestione Ricevute e Scontrini, poiché entrambe sono dedicate ai clienti privati.
La generazione dello scontrino può avvenire automaticamente quando l’ordine viene considerato pagato oppure manualmente da parte dell’operatore tramite il parametro Sincronizzazione automatica scontrini.
Il parametro “Cassa” permette di selezionare la cassa configurata in WindDoc o WindDocCassa da utilizzare per l’emissione del documento fiscale.
Anche per gli scontrini sono disponibili l’invio automatico tramite email e la sincronizzazione del magazzino.
Nella sezione dedicata ai metodi di pagamento sarà necessario associare ogni modalità di pagamento di Magento 2 alla relativa modalità prevista dalla cassa configurata in WindDoc.
Campi cliente
Magento 2 non include nativamente tutti i campi necessari per la gestione completa della fatturazione elettronica italiana.
Per questo motivo è possibile utilizzare estensioni aggiuntive che consentano di aggiungere campi personalizzati al checkout, come Codice Fiscale, Partita IVA, Codice Destinatario ed email PEC.
All’interno della sezione “Campi cliente” del plugin sarà possibile associare ciascun campo personalizzato di Magento 2 ai corrispondenti campi gestiti da WindDoc.
Modalità di Pagamento
La sezione Modalità di Pagamento permette di configurare il comportamento dei pagamenti durante la sincronizzazione dei documenti fiscali.
Per ogni metodo di pagamento configurato in Magento 2 è necessario associare il relativo conto contabile presente in WindDoc.
In questa stessa sezione è inoltre possibile definire quali stati ordine debbano essere considerati validi per identificare un ordine come pagato e avviare automaticamente la sincronizzazione di fatture, ricevute o scontrini.
Il pulsante “predefiniti” consente di applicare automaticamente la configurazione standard degli stati ordine comunemente utilizzati da Magento 2.
Aliquote IVA
Le aliquote standard, come 22% o 10%, vengono normalmente riconosciute automaticamente dal sistema.
Nel caso di prodotti esenti IVA o soggetti a regimi fiscali particolari sarà invece necessario configurare manualmente il comportamento del plugin indicando l’articolo IVA da utilizzare in WindDoc durante la generazione del documento fiscale configurando nel campo Articolo per IVA zero (esente).
Magazzino
La gestione Magazzino consente di sincronizzare automaticamente le quantità dei prodotti tra Magento 2 e WindDoc durante la creazione dei documenti di vendita.
Per garantire il corretto funzionamento dello scarico automatico è necessario che lo SKU del prodotto presente in Magento 2 corrisponda esattamente al codice articolo configurato in WindDoc.
È inoltre necessario che il prodotto abbia la gestione del magazzino attiva anche all’interno del gestionale.
Durante la sincronizzazione il sistema utilizzerà automaticamente la prima locazione e il primo lotto disponibile configurati in WindDoc. Per l’utilizzo del magazzino in WindDoc fare riferimento alla guida dedicata.
Area Cliente
Nell’area riservata cliente di Magento 2 viene aggiunto automaticamente un pulsante dedicato al download dei documenti generati tramite WindDoc.
Il cliente potrà quindi scaricare direttamente dalla cronologia ordini oppure dal dettaglio dell’ordine la fattura, la ricevuta o lo scontrino associato all’acquisto effettuato sul sito.