Multiutenza e Multiazienda
Winddoc offre il supporto per la gestione multiutenza e multiazienda, strumenti essenziali per semplificare e ottimizzare l’operatività di organizzazioni complesse.
- Multiazienda: Consente di gestire più aziende con un unico account, facilitando l’accesso centralizzato alle informazioni e alle funzionalità relative a ciascuna azienda.
- Multiutenza: Permette a più utenti di accedere al sistema con credenziali personali, garantendo una gestione sicura e tracciabile delle attività di ciascun operatore.
Le due funzionalità possono essere combinate: è possibile gestire più aziende e assegnare utenti con permessi personalizzati a ciascuna di esse.
Multiazienda
In WindDoc hai la possibilità di controllare e gestire più aziende o associazioni in modo semplice e centralizzato. Questa funzione ti consente di passare facilmente da un’organizzazione all’altra senza dover effettuare più accessi separati. Ogni entità gestita dispone delle proprie anagrafiche, documenti e di tutte le funzionalità dedicate, permettendoti di mantenere un controllo chiaro e organizzato su ogni realtà. Questo è particolarmente utile per amministratori, consulenti o organizzazioni che operano su più fronti aziendali. Per attivare la gestione multiazienda è necessario recarsi nella sezione Impostazioni -> Vari -> Nuovo Profilo e compilare i campi nella nuovo profilo da attivare.
Multiutenza
La multiutenza è uno strumento essenziale per la collaborazione all’interno di un’organizzazione. Ogni utente ha accesso al sistema tramite le proprie credenziali.
Vantaggi della Multiutenza
- Sicurezza: Ogni utente ha un account dedicato con credenziali personali.
- Tracciabilità: È possibile verificare le azioni svolte da ogni utente nel sistema.
- Controllo dei permessi: Gli amministratori possono limitare l’accesso a specifiche sezioni o funzioni.
Per aggiungere un nuovo utente al sistema accedere alla sezione Impostazioni -> Vari -> Multi-Utenza.
In questa pagina sarà visualizzata la lista degli utenti già abilitati. Per aggiungere un nuovo utente semplicemente clicchiamo su “Nuovo Utente” ed inseriamo l’indirizzo email del destinatario per inviare l’invito di collegamento.
All’indirizzo email inserito verrà inviata una comunicazione con le credenziali di accesso e una password temporanea, che l’utente dovrà modificare al primo accesso.
Se l’indirizzo email corrisponde a un account già esistente in WindDoc, l’utente potrà accedere direttamente alla vostra azienda dal proprio profilo.
In questo caso riceverà comunque un’email di promemoria, che lo informerà del nuovo accesso attivato.
Una volta invitato l’utente comparirà subito nella Lista Utenti di Sistema. Per ogni utente è presente il menù “Permessi” che permette di controllare i permessi di accesso dell’utente.
Dalla questa gestione è possibile
- Modificare i permessi di accesso: Selezionare o deselezionare le sezioni del software a cui l’utente può accedere.
- Limitazione dell’accesso alla dashboard: La dashboard può contenere numerosi widget, come il saldo dei conti, l’andamento economico, gli incassi e altre informazioni sensibili che potrebbe non essere opportuno mostrare a tutti gli utenti. Grazie alla funzione di limitazione dell’accesso alla dashboard, è possibile configurare la visualizzazione dei soli widget desiderati e limitare l’accesso in sola lettura, impedendo modifiche non autorizzate. Per utilizzare questa funzione, è necessario prima configurare i widget da visualizzare nella dashboard accedendo con l’utente interessato. Solo successivamente sarà possibile limitare l’accesso alla sola visualizzazione, impedendo modifiche alla configurazione.
- Limitare la visualizzazione dei record: Assegnare uno dei seguenti livelli di accesso:
- Tutti i record: Accesso completo senza restrizioni.
- Solo i suoi record: Accesso ai soli dati creati dall’utente.
- Solo in lettura: Visualizzazione di tutti i record senza possibilità di modificarli.
È possibile configurare la pagina predefinita di accesso per ciascun utente. Se necessario, si può disabilitare la Dashboard come pagina iniziale e selezionare un’alternativa dal menu dedicato.
Gruppi utenti
In WindDoc è possibile configurare gruppi di utenti a cui assegnare specifici record. Questa funzione consente di organizzare in modo più efficiente l’azienda o l’associazione, stabilendo con chiarezza quali ruoli hanno accesso a determinati dati e quali no.
La gestione dei gruppi di utenti si trova all’interno della sezione Multiutenza, dove è disponibile la voce Gruppi Utente. Da qui è possibile visualizzare i gruppi già esistenti oppure crearne di nuovi.
Per creare un nuovo gruppo è sufficiente cliccare su “Aggiungi gruppo”. Nella maschera dedicata occorre inserire il nome del gruppo e selezionare gli utenti da associare al gruppo.
In questo modo sarà possibile gestire con più flessibilità le autorizzazioni e l’organizzazione interna.
Assegnazione Record
Nei moduli che prevedono limitazioni di permessi (come indicato nella sezione dedicata ai Permessi), ogni record dispone di due campi principali:
- Proprietario – identifica l’utente principale del record. Il proprietario ha sempre pieno accesso al record e tale campo può essere modificato solo dal proprietario stesso.
- Assegnato a – permette di indicare altri utenti o interi gruppi di utenti che possono accedere al record. Questo campo diventa rilevante nel momento in cui siano stati impostati limiti di visualizzazione o di sola modifica di un dedicato utente. In questo modo è possibile concedere permessi mirati senza doverli configurare singolarmente per ogni utente.
Grazie a questa struttura, WindDoc permette una gestione precisa e flessibile delle autorizzazioni, garantendo da un lato la sicurezza dei dati, dall’altro la possibilità di collaborare in maniera efficace.
Eliminazione utenza
Se si desidera rimuovere un utente dal sistema, è necessario aprire un ticket di assistenza per richiedere l’eliminazione.