Prodotti e Servizi
Vediamo come gestire i prodotti o i servizi della vostra azienda in WindDoc.
Lista prodotti e servizi
La prima pagina che viene visualizzata nella sezione [ Prodotti e Servizi ] è mostrata nella seguente immagine.
In questa sezione visualizziamo tutti i prodotti e servizi precedentemente inseriti. Possiamo in questa lista filtrare i differenti campi, come nome o codice prodotto.
Inserimento prodotti e servizi
L’inserimento di un nuovo prodotto o servizio comporta la specifica di alcuni campi come mostrato in figura.
Nella schermata di modifica del prodotto sono disponibili diversi campi di configurazione.
Sezione Informazioni
Nella sezione Informazioni è possibile inserire i dati che verranno richiamati automaticamente nei documenti.
Sono disponibili i seguenti campi:
- Nome identificativo del prodotto/servizio
- Codice identificativo
- Unità di misura (ad esempio: pz, ore, litri)
- Descrizione del prodotto
Sezione Categorie
Nella sezione Categorie è possibile impostare le categorie del prodotto, utili per l’organizzazione e la classificazione e i tag, che consentono di categorizzare in modo più mirato ogni singolo prodotto.
L’utilizzo combinato di categorie e tag permette di ricercare i prodotti più facilmente, migliorandone l’organizzazione e la gestione.
In questa sezione è inoltre disponibile il campo Note prodotto, che consente di inserire note interne non visibili in fattura.
Sezione Prezzi
Nella sezione Prezzi è possibile:
- impostare il prezzo del prodotto
- indicare se il prezzo è netto (IVA esclusa) oppure lordo (IVA inclusa)
- selezionare l’aliquota IVA associata al prodotto
Nel campo “Costo netto cad.” è possibile indicare il prezzo di acquisto del prodotto. Questo valore è fondamentale per la visualizzazione delle statistiche di guadagno, disponibili durante la creazione di un preventivo o nella sezione Riepilogo → Analisi prodotti.
Quando viene registrato un acquisto e il prodotto viene collegato a un articolo presente in anagrafica, questo valore può essere aggiornato automaticamente.
Il campo Non imponibile, se attivo, applica direttamente in fattura il flag “non imponibile”.
Questa impostazione consente di escludere il prodotto dal totale dell’imponibile, risultando utile quando si desidera suddividere il prezzo e rappresentarlo in modo più chiaro nel documento.
Il campo Categoria di vendita serve per classificare i prodotti durante l’emissione dei documenti.
Questa categoria è utile per la generazione di rendiconti e bilanci e per associare correttamente il prodotto al conto contabile appropriato.
Se è attiva la gestione dei centri di costo (vedere la guida dedicata), è possibile associare automaticamente un centro di costo al prodotto, che verrà riportato in modo automatico nelle fatture di acquisto.
Sezione Listini
Nella sezione Listini è possibile gestire più listini dedicati al prodotto.
Le modalità di gestione dei listini multipli sono descritte nelle sezioni successive di questa guida.
Sezione Fornitore
Nella sezione Fornitore è possibile indicare il fornitore associato al prodotto e uno o più codici fornitore collegati allo stesso prodotto.
Il codice fornitore può essere differente dal codice interno, oppure lo stesso prodotto può essere acquistato da fornitori differenti.
Questa configurazione è di fondamentale importanza in fase di registrazione degli acquisti, in particolare per gli acquisti ricevuti tramite fatturazione elettronica, dove la registrazione viene compilata automaticamente. Consente inoltre di collegare correttamente il prodotto in registrazione a quello in anagrafica e aggiornare automaticamente il magazzino con l’articolo corretto.
Prodotto complesso
Il prodotto complesso in WindDoc è un prodotto formato da più sottoprodotti. Un esempio di prodotto può essere descritto come il prodotto compresso chiamato “Confezione beauty” composto al suo interno da più sottoprodotti, come “Bagnoschiuma”, “Saponette”, “Shampoo”.
Per ogni sottoprodotto possiamo definire le quantità che sono contenute nel prodotto padre complesso.
Magazzino Prodotti
Nella scheda prodotto è possibile abilitare il magazzino. Il manuale completo per il suo utilizzo è consultabile al seguente link.
Se abilitiamo il magazzino per un determinato prodotto dobbiamo impostare la scorta minima ed eventualmente l’ubicazione predefinita dove viene stivato il prodotto. La scorta minima serve per ricevere una notifica dal sistema quando la quantità di quel prodotto va sotto scorta.
Importazione prodotti
Per importare più velocemente i tuoi prodotti è disponibile la funzione di importazione.
Questa procedura permette di trasferire le anagrafiche dei tuoi prodotti da un foglio Excel al sistema WindDoc.
Il sistema supporta una qualsiasi struttura di file Excel; riportiamo per completezza un esempio di file scaricabile dal seguente link.
Per importare i tuoi prodotti basta cliccare sul menu [ Azioni Importa]
L’importazione dei prodotti avviene tramite una semplice procedura guidata composta da 4 step.
- Selezione file Excel
- Indica la struttura del file
- Allinea i dati presenti nel file di Excel con WindDoc
- Importa i prodotti
Modifica Di massa
Questa funzione consente di modificare massivamente più prodotti contemporaneamente, aggiornando uno o più campi dei prodotti selezionati con i valori indicati. È possibile, ad esempio, attivare o disattivare il magazzino, inserire o rimuovere tag, assegnare o rimuovere centri di costo o di ricavo, oppure aggiornare le categorie di prodotto.
Per effettuare una modifica massiva, è necessario individuare dalla lista dei prodotti quelli da aggiornare e selezionarli tramite l’apposita casella presente sulla sinistra. La selezione può essere effettuata manualmente su singoli elementi oppure includere tutti i prodotti visibili o filtrati, utilizzando le opzioni disponibili nella schermata.
Una volta completata la selezione, è sufficiente accedere al menu Azioni e scegliere la voce Aggiornamento di massa. All’interno della maschera di modifica è possibile impostare i campi da aggiornare: solo i campi selezionati o compilati verranno modificati, mentre quelli lasciati vuoti non subiranno alcuna variazione. I valori inseriti verranno applicati a tutti i prodotti selezionati.
Nella sezione Prezzi è possibile aumentare o diminuire il prezzo dei prodotti selezionati.
Dal campo Tipo seleziona la modalità di variazione, indicando se l’aumento o la diminuzione devono essere applicati come importo oppure come percentuale.
Nel campo Aumento/Diminuzione prezzo inserisci il valore da applicare.
Ecco alcune esempi di applicazione:
- Impostando 2,00 nel campo Aumento/Diminuzione prezzo e selezionando come tipologia Importo, il prezzo di tutti i prodotti selezionati verrà aumentato di 2,00€.
- Impostando -2,00 nel campo Aumento/Diminuzione prezzo e selezionando come tipologia Importo, il prezzo di tutti i prodotti selezionati verrà diminuito di 2,00€.
- Impostando 2,00 nel campo Aumento/Diminuzione prezzo e selezionando come tipologia Percentuale, il prezzo di tutti i prodotti selezionati verrà aumentato del 2,00%.
- Impostando -2,00 nel campo Aumento/Diminuzione prezzo e selezionando come tipologia Percentuale, il prezzo di tutti i prodotti selezionati verrà diminuito del 2,00%.
È importante prestare la massima attenzione prima di confermare l’operazione, poiché l’aggiornamento di massa non è reversibile.
Dopo aver verificato i dati inseriti, facendo clic su Salva le modifiche verranno applicate a tutti i prodotti selezionati.
Categorie prodotti
I prodotti e i servizi possono essere raggruppati per categorie.
La gestione delle categorie è consultabile dalla sezione lista prodotto tramite il pulsante
In questa sezione possiamo visualizzare tutte le categorie inserite ed aggiungerne di nuove. I dati richiesti per l’inserimento di una nuova categoria prodotto è il nome ed una eventuale descrizione.
Listino Prodotti
La gestione Listino Prodotti permette di creare dei listini secondari ai vostri prodotti. Tale variazione più essere espressa con un importo fisso o una percentuale di aumento o sconto in riferimento al prezzo iniziale. Vediamo come configurare i listini in winddoc, come attivarli per il singolo prodotto e come utilizzarli nelle fatture, preventivi o ordini.
Per prima cosa rechiamoci nella gestione dedicata. Clicchiamo su Prodotti nel menù di sinistra e su pulsante rosso “Listini Prodotto”.
In questa maschera troviamo tutti i listini creati. Per generare un nuovo listino clicchiamo semplicemente su “Aggiungi Listino”.
La creazione di un nuovo listino richiede i seguenti campo:
- Nome: Nome identificativo del listino
- Descrizione: Descrizione del listino
- Tipo: tipologia di listino che può assumere uno dei seguenti valori
- Prezzo: ogni prodotto avrà un prezzo dedicato
- Percentuale aumento: il prezzo del listino sarà aumentato della percentuale indicare rispetto al prezzo iniziale.
- Percentuale sconto: il prezzo del listino sarà diminuito della percentuale indicare rispetto al prezzo iniziale.
Vediamo ora come poter assegnare i listini ai nostri prodotti. Entrando nell’anagrafica di un nostro prodotto troveremo la sezione “Listini”.
Per ogni prodotto saranno visualizzati tutti i listini creati. Per attivare un listini secondario clicchiamo sul flag a fianco del listino e inseriamo il prezzo, la percentuale di aumento o di sconto dedicata. Di base sarà proposta l’impostazione predefinita impostata nel listino, ma sarà possibile personalizzare questa impostazione per singolo prodotto.
In molto casi è utile impostare un dedicato listino a un cliente. Trovate quindi la possibilità di assegnare un listino a ogni vostro cliente. Questo vi permetterà di caricare il giusto prezzo quando si andrà a generare un preventivo, ordine o fattura intestata a quel cliente.
Vediamo ora come utilizzare e richiamare i listini nei nostri preventivi, ordini o fatture. Andiamo quindi a generare un nuovo documento. Nella sezione relativa all’inserimento dei nostri prodotti richiamiamo il nostro prodotto per codice o nome. Appena selezioniamo il prodotto, se questo contiene più listini, ci verrà mostrata una finestra che ci permetterà di selezionare il prezzo desiderato, come mostrato in figura.
Se avete impostato un listino dedicato per i vostri clienti allora il consiglio è quello d’indicare come primo dato del documento l’intestatario e successivamente richiamare i prodotti. In questo modo se avete impostato il listino nell’anagrafica del vostro cliente il sistema non farà visualizzare i vari listino del prodotto, ma inserirà in automatico quello associato al cliente.
Un’ultima funzione utile dei listini prodotto è la possibilità di aggiornare tutti i prezzi a cui è associato un listino aumentando o diminuendo di una percentuale o di un determinato importo in riferimento al prezzo corrente.
Questa funzione è disponibile nella lista dei vostri listini accessibile dalla sezione Prodotti -> “Listini Prodotto”. Per ogni listino nel menù di destra trovate la funzione Aggiorna prezzi.
Come mostrato nella maschera che vi compare sarà sufficiente indicare un prezzo o percentuale di aumento per aggiornare con un click tutti i prezzi del listino associato a ogni vostro prodotto.