Ogni azienda che emette fatture è tenuta a utilizzare la fatturazione elettronica nei casi previsti dalla normativa. Ma cosa succede alle fatture elettroniche una volta emesse o ricevute?
La normativa prevede specifici obblighi di conservazione dei documenti fiscali. Ma cosa significa, concretamente, conservare una fattura elettronica a norma?
Che cos’è la conservazione a norma?
La conservazione a norma è un sistema organizzato per conservare nel tempo i documenti informatici garantendone autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità, secondo le regole previste dalla normativa, tra cui il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e le Linee guida AgID.
La cosa importante da capire è che la conservazione a norma non consiste semplicemente nel salvare dei file su un hard disk, un NAS, Google Drive, un server aziendale o su un altro supporto e nel fare dei backup.
Il backup è infatti importante per evitare la perdita dei dati, ma è una cosa diversa dalla conservazione a norma.
La conservazione prevede invece un vero e proprio processo organizzativo e tecnologico, nel quale vengono applicate procedure, metadati, controlli e meccanismi destinati a garantire nel tempo le caratteristiche del documento e la possibilità di verificarne l’integrità e l’autenticità.
È proprio per questo motivo che esistono aziende specializzate nella conservazione dei documenti informatici, che mettono a disposizione sistemi e procedure conformi alla normativa vigente.
La conservazione delle fatture elettroniche con l’Agenzia delle Entrate
L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione un servizio gratuito di conservazione delle fatture elettroniche.
Attraverso il servizio è possibile affidare alla conservazione le fatture elettroniche gestite tramite il Sistema di Interscambio, sia emesse sia ricevute, secondo le modalità previste dal servizio.
Questo permette a un’azienda di utilizzare il servizio dell’Agenzia delle Entrate senza dover necessariamente acquistare un servizio di conservazione da un fornitore privato.
Il manuale della conservazione
Un aspetto meno conosciuto riguarda il manuale di conservazione.
Il manuale di conservazione è il documento che descrive come è organizzato e come funziona il sistema di conservazione. Deve illustrare, tra le altre cose, i soggetti coinvolti e i relativi ruoli, le responsabilità, le tipologie di documenti conservati, il processo di conservazione, le infrastrutture utilizzate, le procedure di controllo e le misure di sicurezza.
Per i soggetti privati, la redazione del manuale è prevista nei casi in cui la legge prescrive obblighi di conservazione dei documenti.
Questo significa che anche quando un’azienda sceglie di utilizzare un servizio esterno di conservazione, la responsabilità dell’organizzazione del processo non deve essere semplicemente considerata “delegata al fornitore”.
È infatti necessario individuare i ruoli e le responsabilità previsti dalla normativa, tra cui il Responsabile della conservazione. Per i soggetti privati, il Responsabile della conservazione può anche essere un soggetto esterno all’organizzazione, purché abbia le competenze necessarie e sia terzo rispetto al conservatore.
Agenzia delle Entrate o fornitore esterno?
Per la conservazione delle fatture elettroniche un’azienda può quindi scegliere diverse modalità organizzative.
Una possibilità è utilizzare il servizio gratuito di conservazione dell’Agenzia delle Entrate.
Un’altra possibilità è affidarsi a un fornitore specializzato nella conservazione digitale.
In entrambi i casi è importante che l’azienda sappia come è organizzato il proprio processo di conservazione e quali sono i soggetti e le responsabilità coinvolte.
Scarica un esempio di manuale di conservazione
Per aiutare le aziende a comprendere meglio questo argomento, mettiamo a disposizione due esempi di manuale di conservazione:
- un esempio pensato per il caso in cui venga utilizzato il servizio di conservazione dell’Agenzia delle Entrate Link
- un esempio più adatto al caso in cui l’azienda utilizzi un conservatore esterno Link
Attenzione: i modelli messi a disposizione sono da considerarsi esclusivamente come esempi e devono essere adattati alla situazione concreta dell’azienda, al sistema di conservazione utilizzato e ai ruoli effettivamente presenti nell’organizzazione.
La conservazione digitale è infatti un processo che deve essere descritto in relazione alla specifica organizzazione aziendale e al sistema effettivamente utilizzato.