Il processo di fatturazione elettronica prevede varie fasi:
- l’invio della fattura al sistema di interscambio SDI
- il controllo della stessa fattura da parte del sistema di interscambio
- la trasmissione della fattura al soggetto destinatario
- la ricezione della fattura da parte dell’acquirente o del committente
Il sistema di interscambio quindi svolge un ruolo fondamentale tra fornitore trasmittente e acquirente committente, dove non interagiscono direttamente tra loro, ma sempre intermediati dallo SDI che opera da filtro controllo e scambio. Lo SDI quindi fisicamente è un computer (o più computer) dell’Agenzia delle Entrate che svolge la funzione di acquisizione di tutte le fatture elettroniche e di inoltro delle stesse alle varie “caselle di posta” dei vari committenti acquirenti. Così l’Agenzia da una parte gestisce l’intero flusso di fatturazione attiva passiva di tutti i soggetti passivi (con partita iva e privati) dall’altra procede ad un incrocio di dati fiscali utili a controlli e accessi ed ispezioni soprattutto in termini di evasione Iva.
Il sistema di interscambio quale quindi ruolo principale del sistema, non fa altro che procedere alla ricezione da una parte della fattura del soggetto trasmittente, acquisirla, controllarla e successivamente inoltrarla all’acquirente committente.
Questi i controlli che vengono effettuati:
- Il nome del file trasmesso e che sia unico e non duplicati
- La dimensione del file
- L’integrità del documento qualora si è firmato elettronicamente
- L’autenticità del certificato di firma digitale
- La conformità del formato della fattura
- La coerenza e la validità del contenuto della fattura
- Che la fattura sia unica quindi e non duplicata
- Che la fattura sia recapitabile
I controlli vengono di fatto eseguiti in via automatica al ricevimento del flusso di dati ed entro 5 giorni viene emessa direttamente dallo SDI una ricevuta di avvenuta consegna, recapito o scarto.
Una volta superati i controlli superati quindi i 5 giorni non ricevendo alcuna ricevuta di scarto, possiamo con serenità comprendere che la fattura ha superato tutti i controlli obbligatori e che è stata correttamente consegnata presso il destinatario.
Tante sono le casistiche e gli errori che si sono via via nel tempo verificati con l’introduzione della fatturazione elettronica. In un primo periodo il sistema di interscambio travolto da una grande quantità di dati e flussi elettronici ha subito qualche interruzione anche se a distanza ormai di un anno dalla sua introduzioni possiamo dire sinceramente di aver raggiunto una certa stabilità e affidabilità del sistema.
Se i controlli non vengono superati lo SDI invia entro 5 giorni al soggetto trasmittente una ricevuta di scarto attraverso il medesimo canale conquistato inviato il file. Se si riceve una ricevuta di questo tipo la cosa immediata da prendere in considerazione è che la fattura emessa non esiste. Cioè il documento creato inviato e scartato non esiste fiscalmente pertanto occorre subito andare ad indagare cosa non ha funzionato e quali controlli la nostra fattura non ha superato. L’inesistenza fiscale della fattura comporta subito una conseguenza molto importante infatti se nei 5 giorni in cui si è “attesa” la ricevuta di consegna o di scarto si è già proceduto alla sua registrazione in contabilità occorre procedere immediatamente alla sua variazione con un atto interno e senza comunicare nulla allo SDI. Quindi internamente occorre emettere un documento che annulli la fattura anche e soprattutto ai fini iva. Diretta conseguenza di questo scarto è nel caso di prossimità con le liquidazioni iva mensile o trimestrale per cui il commercialista potrebbe trovarsi davvero in difficoltà nel caso in cui vengano contabilizzate fatture a cavallo della liquidazione iva e poi successivamente vedersi scartare per qualsiasi motivo le stesse con conseguenze rilevanti ai fini iva. Si consiglia quindi di procedere sempre con la dovuta attenzione e soprattutto organizzare la fatturazione in funzione delle relative scadenze fiscali.
Se la fattura viene scartata questa è inesistente come già detto pertanto occorre comprendere i motivi dello scarto procedere alla sua modifica e provvedere al re-invio della stessa.
Nomenclatura e unicità del file trasmesso
Al fine di impedire l’invio di un file già trasmesso il sistema di interscambio procede con il controllo della nomenclatura del file ricevuto. Il nome deve essere conforme alle indicazioni dell’allegato a del provvedimento del 30 Aprile del 2018 tuttavia tutti i gestionali capaci di inviare fatture elettroniche sono già stati impostati secondo il formato richiesto. In sintesi, si ricorda che il nome del file da trasmettere devi riportare il codice del paese identificativo univoco (IT) il nome del file del soggetto trasmittente rappresentato dal codice fiscale di 11 o di 16 caratteri, il progressivo univoco del file che è rappresentata da una stringa alfanumerica di massimo 5 caratteri. Tale progressivo allo scopo di differenziare i file trasmessi allo SDI dal medesimo soggetto. Non deve necessariamente seguire una stretta progressività esempio IT- identificativo del trasmittente – progressivo del file .xml. In caso di problemi sul nome del file verrà prodotta una ricevuta di scarto con codice di errore 00001 se il nome del file non è valido oppure 00002 se il nome del file è doppio. Questo si verifica quando ho inviato due volte lo stesso file quindi lo SDI si trova due file uguali. Il primo inviato lo acquisirà il secondo inviato lo scarterà.
Dimensioni del file
Il sistema di interscambio procede ad un’analisi della dimensione del file che non ecceda le dimensioni previste dal provvedimento ed in particolare nel caso in cui le dimensioni produrrà una ricevuta di scarto con codice di errore 00003 dove indica che le dimensioni del file superano quelle ammesse.
Verifica di integrità del documento
Nel caso in cui il file sia stato firmato elettronicamente viene effettuato un processo di controllo della firma e del file in modo da confrontare il file ricevuto sia quello a cui è stato apposta la firma digitale e che quindi il file non abbia subito successivamente delle modifiche. Nel caso in cui si riceva una notifica di scarto con questo codice 00102 significa che il file non è integro e che quindi la firma apposta non è valida.
Verifica di autenticità del certificato di firma
Anche in questo tipo di controllo il sistema di interscambio effettua un controllo di validità del certificato di firma utilizzato ed in particolare controlla che il certificato sia non scaduto e quindi che la firma sia sostanzialmente valida. In questo caso il codice di errore sarà 00100 se il certificato di firma è scaduto, 00101 se il certificato di firma è stato revocato, 00104 se il certificato non è affidabile, 00 107 se il certificato di firma non è valido.
Verifica di conformità del formato della fattura
Anche questo caso il sistema di interscambio verifica che il contenuto del documento sia conforme alle regole definite nell’allegato A del provvedimento del 2018, pertanto se ci dovessero essere delle difformità nel formato della fattura le ricevute di scarto restituiranno i seguenti codici di errore: documento rifiutato codice di errore 00103 se la firma digitale apposta non ha il riferimento temporale, 00105 se il riferimento del temporale della firma digitale apposta non è coerente, 00106 se il file archivio è vuoto o corrotto, 00200 se il file non è conforme al formato, 00201 se riscontrati più di 50 errori di formato.
Poi lo SDI esegue tutta una serie di verifica in merito alla conformità della coerenza del contenuto sostanzialmente vengono riepilogati da una serie di codici di errori dal numero 00400 al numero 00438 che dimostra un formato del file non conforme rispetto a quanto previsto dall’ allegato A.
Abbiamo poi una serie di controlli in merito al codice SDI del destinatario (l’indirizzo a cui lo SDI deve inoltrare la fattura elettronica) quindi la presenza dei 7 zeri per fatture indirizzate ai privati, oppure le 7 XXXXXX per le fatture inviate all’estero o ancora più semplicemente che il numero della partita iva o del codice fiscale del cessionario committente risulti o meno presente nell’anagrafica dell’Agenzia delle entrante, del soggetto trasmittente cedente prestatore cessionario committente o del suo rappresentante fiscale. Questi sono i codici di errore che vengono emessi nel caso si verifichino questo tipo di errori. (00300 00301 00303 00305 00306 00311 00312)
L’unicità della fattura
Questo tipo di controllo serve per impedire di inoltrare la fattura già trasmessa elaborata più volte cosi lo SDI verifica ed incrocia l’identificativo del cedente / prestatore, l’anno della fattura, il numero della fattura. Se coincidono con quelli di una fattura precedentemente trasmessa per la quale non sia stata inviata al soggetto trasmittente una ricevuta di scarto, il documento viene rifiutato con un codice di errore 00404 se questa fattura viene duplicata, oppure 00409 nel caso in cui sia trasmesse la stessa fattura due volte nello stesso lotto. Anche le note di credito vengono sottoposte a controllo infatti lo SDI tiene conto anche del tipo di documento inviato.
Riportiamo per completezza la lista completa dei codici di errore.
| Codice errore | Descrizione | Suggerimento |
| 00001 | Nome file non valido | Il file deve essere conforme alle regole di nomenclatura (<idFiscale- inviante>_<progressivo>.<xml | xml.p7m | zip>), consultare il disciplinare tecnico per ulteriori dettagli |
| 00002 | Nome file duplicato | Il sistema non accetta file con nomi duplicati. Probabilmente e’ gia’ stato inviato un file con lo stesso nome. Per risolvere il problema cambiare nome al file |
| 00003 | Le dimensioni del file superano quelle ammesse | |
| 00100 | Certificato di firma scaduto | Contattare i propri tecnici per utilizzare un certificato valido |
| 00101 | Certificato di firma revocato | Contattare i propri tecnici per utilizzare un certificato valido |
| 00102 | File non integro (firma non valida) | Verificare che il file sia firmato correttamente o che non sia stato modificato dopo l’apposizione della firma |
| 00103 | File firmato senza riferimento temporale | Il campo “SigningTime” della firma deve essere inserito |
| 00104 | CA (Certification Authority) non affidabile | Verificare che il file non sia firmato con un certificato di test |
| 00105 | File firmato con riferimento temporale non coerente | Verificare che il campo “SigningTime” sia precedente alla data di invio del file |
| 00106 | File / Archivio vuoto o corrotto | Verificare che il file inviato sia un file zip corretto, che contenga almeno un elemento e che non sia di zero byte |
| 00107 | Certificato non valido | Verificare che il certificato di firma sia conforme alla normativa vigente |
| 00200 | File non conforme al formato | Verificare che il file inviato sia conforme al formato previsto |
| 00201 | Superato il numero massimo di errori di formato | I controlli formali sul file sono stati interrotti perche’ si e’ superato il numero massimo di errori rilevati |
| 00300 | Identificativo fiscale del soggetto trasmittente non valido | Verificare che il campo IdTrasmittente/IdCodice dei “DatiTrasmissione” sia valido |
| 00301 | IdFiscaleIVA del CedentePrestatore non valido | Verificare che il campo IdFiscaleIVA/IdCodice del “CedentePrestatore” sia valido |
| 00302 | CodiceFiscale del CedentePrestatore non valido | Verificare che il campo Codice Fiscale del “CedentePrestatore” sia valido |
| 00303 | IdFiscaleIVA del RappresentanteFiscale non valido | Verificare che il campo IdFiscaleIVA/IdCodice del “RappresentanteFiscale” sia valido |
| 00304 | CodiceFiscale del RappresentanteFiscale non valido | Verificare che il campo CodiceFiscale del “RappresentanteFiscale” sia valido |
| 00305 | IdFiscaleIVA del CessionarioCommittente non valido | Verificare che il campo IdFiscaleIVA/IdCodice del “CessionarioCommittente” sia valido |
| 00306 | CodiceFiscale del CessionarioComittente non valido | Verificare che il campo Codice Fiscale del “CessionarioComittente” sia valido |
| 00307 | IdFiscaleIVA del TerzoIntermediarioOSoggettoEmittente non valido | Verificare che il campo IdFiscaleIVA/IdCodice del “TerzoIntermediarioOSoggettoEmittente” sia valido |
| 00308 | Codice Fiscale del TerzoIntermediarioOSoggettoEmittente non valido | Verificare che il campo CodiceFiscale del “TerzoIntermediarioOSoggettoEmittente” sia valido |
| 00309 | IdFiscaleIVA del Vettore non valido | Verificare che il campo IdFiscaleIVA/IdCodice dei “DatiAnagraficiVettore” sia valido |
| 00310 | Codice Fiscale del Vettore non valido | Verificare che il campo CodiceFiscale dei “DatiAnagraficiVettore” sia valido |
| 00311 | Codice Destinatario non valido | Verificare il CodiceDestinatario: potrebbe non essere corretto o non essere presente su IPA |
| 00312 | CodiceDestinatario non attivo | Verificare il CodiceDestinatario: potrebbe non essere ancora abilitato alla ricezione del file FatturaPA |
| 00398 | Codice Ufficio presente ed univocamente identificabile nell’anagrafica di riferimento, in presenza di CodiceDestinatario valorizzato con codice ufficio “Centrale” | |
| 00399 | Codice Fiscale del CessionarioCommittente presente nell’anagrafica di riferimento in presenza di CodiceDestinatario valorizzato a “999999” | |
| 00400 | Sulla riga di dettaglio con aliquota IVA pari a zero deve essere presente il campo Natura | |
| 00401 | Sulla riga di dettaglio con aliquota IVA diversa da zero non deve essere presente il campo Natura | |
| 00403 | La data della fattura non deve essere successiva alla data di emissione | |
| 00404 | Fattura duplicata | Verificare che il campo Numero dei “DatiGeneraliDocumento” sia unico per cedente/prestatore, tipo documento e anno |
| 00409 | Fattura duplicata nel lotto | Verificare che il lotto non contenga fatture duplicate |
| 00411 | Se esiste una riga di dettaglio con Ritenuta=SI, deve esistere il blocco DatiGenerali/DatiGeneraliDocumento/DatiRitenuta | |
| 00413 | Nel blocco DatiCassaPrevidenziale con AliquotaIVA pari a zero, deve essere presente il campo Natura | |
| 00414 | Nel blocco DatiCassaPrevidenziale con AliquotaIVA diversa da zero, il campo Natura non deve essere presente | |
| 00415 | Se esiste un blocco DatiCassaPrevidenziale con Ritenuta=SI, deve esistere il blocco DatiGenerali/DatiGeneraliDocumento/DatiRitenuta | |
| 00417 | Almeno uno dei campi IdFiscaleIVA e CodiceFiscale del cessionario/committente deve essere valorizzato | |
| 00418 | La data del documento Nota di Credito (campo 2.1.1.3 <Data>) non pu? essere antecedente alla data della fattura collegata (campo 2.1.6.3 <Data>), riferita nello stesso file | |
| 00419 | E’ presente nel documento un’aliquota IVA per la quale non esiste il relativo blocco DatiRiepilogo | |
| 00420 | Nel blocco DatiRiepilogo con EsigibilitaIVA uguale a S (scissione pagamenti), il campo Natura non pu? assumere valore N6 (inversione contabile) | |
| 00421 | Il valore del campo Imposta non risulta calcolato secondo le regole definite nelle specifiche tecniche (disponibili nella sezione Norme e regole -> Documentazione Sistema di Interscambio del sito www.fatturapa.gov.it) | |
| 00422 | Il valore del campo ImponibileImporto non risulta calcolato secondo le regole definite nelle specifiche tecniche (disponibili nella sezione Norme e regole -> Documentazione Sistema di Interscambio del sito www.fatturapa.gov.it) | |
| 00423 | Il valore del campo PrezzoTotale non risulta calcolato secondo le regole definite nelle specifiche tecniche (disponibili nella sezione Norme e regole -> Documentazione Sistema di Interscambio del sito www.fatturapa.gov.it) | |
| 00424 | L’aliquota IVA deve essere indicata in termini percentuali | |
| 00425 | Il numero della fattura (campo 2.1.1.4 <Numero>) deve contenere almeno un carattere numerico | |
| 00426 | Il valore del campo CodiceDestinatario non presenta il valore di default 0000000 in presenza del campo valorizzato PECDestinatario | |
| 00427 | Incoerenza tra campo FormatoTrasmissione e lunghezza del campo CodiceDestinatario | verificare di aver inserito il formato giusto |
| 00428 | Il valore dell’ attributo VERSIONE del primo tag non coincide con il valore del campo FormatoTrasmissione | |
| 00500 | Errore Mittente |