Una delle modalità di invio della fattura elettronica è l’utilizzo dell’email PEC : è possibile inviare e ricevere le fatture elettroniche tramite la vostra email PEC senza dover passare tramite servizio terzi per ottenere il codice SDI.
Come funziona l’invio della fattura elettronica tramite PEC?
Se vogliamo inviare una fattura elettronica B2B tramite email PEC dobbiamo eseguire i seguenti passi.
Passo 1 : Generazione XML Fattura elettronica
Dobbiamo come prima fase procurarci il file della fattura in formato elettronico. La fattura elettronica NON E’ UN PDF, ma un file nel formato XML. La sua generazione non è molto agevole, dobbiamo quindi servirci di software o servizi per poter generare la nostra fattura in questo formato. E’ inoltre necessario che il contenuto del file sia conforme al formato riporto nel documento “Tracciato fattura elettronica” rilasciato dell’Agenzia delle Entrate.
Dopo aver ottenuto il file della nostra fattura questo va nominato nel seguente modo : ITXXXXXXXXXXX_NNNNN.xml.
- I caratteri XXXXXXXXXXX vanno sostituiti con la partita iva di chi emette la fattura.
- I caratteri NNNNN vanno invece sostituiti con un codice univoco diverso per ogni invio. Ogni carattere N può essere da un numero da “0” a “9”, da una lettera minuscola da “a” a “z” o da una lettera maiuscola da “A” a “Z”. E’ buona norma numerare in senso incrementale le fatture per ricordarsi in ogni momento qual’è la numerazione non ancora utilizzata.
Passo 2 : Invio fattura elettronica
Possiamo ora inviare con la nostra email PEC la fattura elettronica creando un semplice messaggio di posta, inserendo come email di destinazione l’indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it ed allegando la fattura elettronica da inviare (File XML). La prima volta che inviamo una fattura elettronica è necessario utilizzare l’indirizzo “sdi01@pec.fatturapa.it”, mentre successivamente vi sarà comunicato dell’agenzia delle entrate un indirizzo secondario. L’indirizzo che vi sarà comunicato sarà per esempio “sdi56@pec.fatturapa.it”, quindi molto simile all’indirizzo iniziale. L’utilizzo dell’indirizzo secondario per l’invio non è obbligatorio, ma vivamente consigliato.
Passo 3 : Attesa conferma
Dopo aver inviato la fattura elettronica riceverete immediatamente due email, una di consegna (l’email è stata consegnata all’indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it) e l’altra di Accettazione. Dobbiamo ora attendere che l’agenzia delle entrate processi la nostra fattura. Il tempo di attesa può variare da qualche minuto fino ad un massimo di 3 giorni (normalmente in 10/20 minuti si riceve l’email di esito).
La risposta da parte dell’agenzia delle entrate consiste in un’email che contiene informazioni sull’esito di processo della fattura. Questa informazione è subito visibile nell’oggetto dell’email ricevuta e potrà essere di 3 tipi:
- Notifica di scarto : L’email contiene uno o più errori. Dobbiamo quindi correggerli, ricreare il file XML e ripetere l’invio. Per una maggiore chiarezza sui possibili errori vi rimandiamo al seguente articolo : Fattura Elettronica Scartata
La lista degli errori presenti in fattura sarà listata in un file XML allegato all’email con il nome di ITXXXXXXXXXXX_NS_NNNNN.xml - Ricevuta di consegna : La fattura è stata accettata dall’agenzia delle Entrate ed è stata consegnata al destinatario.
- Notifica di mancata consegna : La fattura è stata accettata dall’agenzia delle Entrate, ma non è stata consegnata al destinatario. Dovrete quindi comunicare manualmente al vostro cliente la notifica di invio fattura, solitamente tramite copia cortesia della fattura in formato PDF. Il vostro cliente può sempre scaricare la fattura dal suo cassetto fiscale accedendo al sito dell’agenzia delle entrate.
Come funziona la ricezione di una fattura elettronica tramite PEC?
Per ricevere una fattura elettronica tramite PEC è necessario comunicare al vostro fornitore la vostra email PEC in sostituzione al codice SDI.
Un’email di fattura elettronica ricevuta è facilmente riconoscibile perché viene recapitata dall’indirizzo PEC (Per conto di: sdiXX@pec.fatturapa.it <posta-certificata@pcert.sogei.it>
), contiene come oggetto (Invio File IIIIIIIIIIIIII) e come corpo
Invio file XXXXXXXXXXX_NNNNN.xml, con identificativo IIIIIIIIIIIIII.In allegato il file contenente la fattura ed il file contenente i metadati. La mail e' inviata dal Sistema di Interscambio per la fatturazione elettronica (L. 244/2007). Se il file allegato presenta estensione .xml.p7m vuol dire che e' stato firmato digitalmente con firma Cades; per aprirlo e' necessario installare sul proprio computer un apposito software. Tali software sono facilmente reperibili sul web sia a pagamento che gratuitamente (licenza open source). Il file xml ottenuto dopo aver 'decifrato' la firma puo' essere agevolmente visualizzato in formato PDF utilizzando la funzionalità 'Visualizza PDF Fattura' dell'area 'Fatturazione elettronica' del sito Fatture e Corrispettivi.
Ogni email di fattura elettronica ricevuta contiene due allegati:
- Un file denominato XXXXXXXXXXX_NNNNN_MT_001.xml (XXXXXXX Partita iva del fornitore e NNNNN numero incrementale di invio del fornitore) dove sono indicate delle informazioni e dei codici utilizzati dall’agenzia delle entrate che ne identificano il processo di validazione della fattura.
- Un file denominato XXXXXXXXXXX_NNNNN.xml che rappresenta la fattura elettronica. Per visualizzarne il contenuto in modo agevole dobbiamo utilizzare degli strumenti che convertano il file in un formato leggibile. In alcuni casi all’interno del file XML della fattura elettronica sono contenuti ulteriori file allegati dal fornitore (come per esempio il pdf della fattura). Anche in questo caso è necessario utilizzare servizi esterni per estrapolare gli allegati dal file della fattura elettronica.
WindDoc e fattura elettronica tramite PEC.
WindDoc è uno dei pochi software che permettere l’invio e la ricezione della fattura elettronica anche tramite l’utilizzo della vostra email PEC, lasciandovi quindi liberi dal dovervi affidare ad un servizio di terze parti per ottenere il codice SDI.
La configurazione in WindDoc per l’invio e ricezione tramite PEC è molto semplice : è sufficiente configurare l’accesso alla vostra PEC in WindDoc per poter inviare e ricevere le fattura. L’intero processo di creazione, ricezione e controllo precedentemente descritto è stato completamente automatizzato, basterà un click per inviare una fattura. Per la configurazione potete seguire la seguente guida : Fattura Elettronica in WindDoc
Abbiamo in WindDoc creato delle semplici procedure di auto-configurazione della vostra email PEC. Riportiamo per completezza i più noti servizio di Email PEC e le loro configurazioni.
| Servizio | Server SMTP | Porta | Server IMAP | Porta |
| Aruba PEC | smtps.pec.aruba.it | 465 (SSL) | imaps.pec.aruba.it | 993 (SSL) |
| Poste Italiane PEC | mail.postecert.it | 465 (SSL) | mail.postecert.it | 993 (SSL) |
| Legalmail | sendm.cert.legalmail.it | 465 (SSL) | mbox.cert.legalmail.it | 993 (SSL) |
| Register PEC | server.pec-email.com | 465 (SSL) | server.pec-email.com | 993 (SSL) |
| Mail Pec Libero | mail.postacert.it.net | 465 (SSL) | mail.postacert.it.net | 993 (SSL) |
| Irideos PEC | smtp.pec.irideos.it | 587 (TLS) | imap.pec.irideos.it | 993 (SSL) |