Quando si parla di fatturazione, può capitare di dover correggere una fattura già emessa. Un importo errato, una fattura emessa per un importo superiore a quello dovuto, uno sconto riconosciuto successivamente o un’operazione che viene annullata sono solo alcuni dei casi in cui può essere necessario effettuare una variazione.
In queste situazioni si ricorre alla nota di credito, uno dei principali strumenti previsti dalla normativa per rettificare una fattura già emessa.
Ma entro quando deve essere emessa una nota di credito? Esiste un termine di 12 mesi? È possibile emettere una nota di credito oltre un anno dalla fattura originale?
Vediamo cosa prevede la normativa e quali sono i principali casi da conoscere.
Cos’è una nota di credito?
La nota di credito è un documento fiscale utilizzato per effettuare una variazione in diminuzione di una fattura precedentemente emessa.
Può essere utilizzata, ad esempio, quando è necessario:
- annullare totalmente una fattura;
- ridurre parzialmente l’importo di una fattura;
- correggere alcune situazioni che hanno determinato un importo fatturato non corretto;
- riconoscere successivamente uno sconto o un abbuono, nei casi previsti dalla normativa;
- rettificare un’operazione che è venuta meno, totalmente o parzialmente.
La nota di credito consente quindi di stornare in tutto o in parte la fattura originaria, con la conseguente variazione dell’imponibile e dell’IVA, quando ne ricorrono i presupposti.
La disciplina delle variazioni in diminuzione è contenuta nell’articolo 26 del D.P.R. 633/1972.
Cosa succede se la fattura è già stata pagata?
Se il cliente ha già pagato la fattura e la nota di credito determina un importo da restituire, sarà necessario procedere alla restituzione totale o parziale della somma pagata, secondo quanto previsto dagli accordi con il cliente.
Nota di credito: entro quando emetterla?
Una delle domande più frequenti è: “Entro quanto tempo posso emettere una nota di credito?”
La risposta dipende dal motivo per cui viene emessa la nota di credito.
È quindi importante non considerare il termine di 12 mesi come una scadenza valida indistintamente per tutte le situazioni.
L’articolo 26 del D.P.R. 633/1972 prevede infatti specifiche condizioni e termini per poter effettuare una variazione in diminuzione dell’imponibile o dell’IVA.
In particolare, il termine di un anno dall’effettuazione dell’operazione imponibile assume rilevanza nei casi in cui la variazione dipenda da un sopravvenuto accordo tra le parti e per determinate rettifiche di inesattezze della fatturazione.
Per questo motivo, prima di emettere una nota di credito è importante verificare la causa della variazione e la relativa disciplina fiscale.
In sintesi
| Situazione | Termine / regola |
|---|---|
| Operazione che viene meno per nullità, annullamento, revoca, risoluzione, rescissione e simili | La variazione è ammessa nei casi e alle condizioni previste dall’art. 26 |
| Sconto o abbuono previsto contrattualmente | La nota di credito può essere utilizzata nei casi previsti dalla normativa |
| Sopravvenuto accordo tra le parti | La variazione in diminuzione non può essere applicata dopo un anno dall’effettuazione dell’operazione |
| Determinate inesattezze della fatturazione | La variazione può essere effettuata entro un anno dall’effettuazione dell’operazione, nei casi previsti dall’art. 26 |
| Mancato pagamento collegato a procedure concorsuali o esecutive | Sono previste regole specifiche e non si applica semplicemente il termine ordinario di un anno |
La normativa prevede infatti discipline specifiche anche per il mancato pagamento del corrispettivo, ad esempio in relazione a procedure concorsuali, accordi di ristrutturazione e procedure esecutive rimaste infruttuose.
Nota di credito per fattura errata: quando può essere emessa?
Un caso molto comune è quello della fattura emessa con un errore.
Ad esempio, può essere stata indicata una quantità errata, un prezzo non corretto oppure un importo superiore a quello effettivamente dovuto.
In questi casi, se la fattura è già stata emessa e registrata, la correzione può richiedere l’emissione di una nota di variazione.
È importante però distinguere tra una semplice correzione di un errore nella fatturazione e una variazione che deriva da un successivo accordo commerciale o da un evento che modifica l’operazione originaria.
Per alcune rettifiche di inesattezze della fatturazione, l’articolo 26 prevede infatti il termine di un anno dall’effettuazione dell’operazione imponibile.
Nota di credito oltre 12 mesi: è possibile?
Sì, in determinate situazioni è possibile emettere una nota di credito anche oltre un anno, ma non si tratta di una possibilità generalizzata.
L’articolo 26 prevede infatti specifiche ipotesi nelle quali la variazione in diminuzione può essere effettuata anche oltre il termine di un anno.
Tra queste rientrano, ad esempio, determinate situazioni in cui l’operazione viene meno, in tutto o in parte, a seguito di:
- nullità;
- annullamento;
- revoca;
- risoluzione;
- rescissione;
- mancato pagamento del corrispettivo nei casi specificamente previsti dalla normativa.
La disciplina del mancato pagamento è stata inoltre modificata nel tempo e oggi prevede regole specifiche per le procedure concorsuali e altre situazioni previste dall’articolo 26.
Di conseguenza, non è corretto affermare semplicemente che una nota di credito oltre 12 mesi sia sempre vietata o sempre consentita: occorre verificare il motivo che ha determinato la variazione.
Nota di credito oltre un anno per accordo con il cliente
Un caso particolarmente importante riguarda gli accordi sopravvenuti tra le parti.
Pensiamo, ad esempio, a un cliente al quale viene successivamente riconosciuto uno sconto non previsto originariamente.
In questo caso, il termine di un anno assume particolare rilevanza: la variazione in diminuzione non può essere applicata oltre un anno dall’effettuazione dell’operazione imponibile.
Questo significa che non è sufficiente decidere con il cliente, dopo molto tempo, di ridurre l’importo di una vecchia fattura per poter automaticamente recuperare l’IVA attraverso una nota di credito.
È quindi importante verificare sempre la natura dell’operazione e il motivo della variazione prima di procedere.
Nota di credito e fattura elettronica
Nel caso della fattura elettronica, la nota di credito deve essere trasmessa al Sistema di Interscambio (SdI) utilizzando il corretto tipo documento previsto dal tracciato della fattura elettronica.
La nota di credito deve inoltre consentire di individuare la fattura oggetto della variazione, riportandone gli estremi.
L’Agenzia delle Entrate prevede specifici codici documento per le note di variazione. Nella guida alla compilazione della fattura elettronica, ad esempio, il codice TD04 identifica la nota di credito.
È quindi importante non limitarsi a creare un documento contabile interno: per una fattura elettronica è necessario rispettare anche le modalità di trasmissione previste dal Sistema di Interscambio.
Cosa ricordare sui tempi di emissione della nota di credito
Il punto più importante da ricordare è che non esiste un unico termine valido per tutte le note di credito.
Il termine dipende dal motivo per cui viene effettuata la variazione.
In particolare:
- il termine di un anno previsto dall’articolo 26 riguarda specifiche fattispecie e, in particolare, le variazioni dipendenti da un sopravvenuto accordo tra le parti;
- alcune situazioni, come il mancato pagamento nei casi previsti dalla legge, sono disciplinate da regole specifiche;
- per le rettifiche di fatturazione occorre verificare la specifica fattispecie e il momento in cui si considera effettuata l’operazione;
- la nota di credito deve essere correttamente collegata alla fattura che intende rettificare;
- nel caso della fattura elettronica, il documento deve essere trasmesso tramite il Sistema di Interscambio secondo le modalità previste.
Nota di credito: riepilogo dei principali termini
| Caso | Indicazione |
|---|---|
| Fattura da rettificare per specifiche inesattezze | Verificare i presupposti e il termine previsto dall’art. 26 |
| Sconto o accordo sopravvenuto tra le parti | La variazione IVA è ammessa entro un anno dall’effettuazione dell’operazione |
| Operazione annullata, risolta, revocata, ecc. | Applicazione delle regole previste dall’art. 26 |
| Mancato pagamento | Sono previste specifiche regole in base alla situazione |
| Nota di credito elettronica | Deve essere trasmessa tramite SdI con il corretto tipo documento |
Conclusioni
La nota di credito è lo strumento utilizzato per correggere una fattura già emessa quando è necessario ridurne, in tutto o in parte, l’importo.
Per stabilire entro quando emettere una nota di credito, però, non è sufficiente guardare la data della fattura originaria: bisogna prima individuare il motivo della variazione e verificare quale disposizione dell’articolo 26 del D.P.R. 633/1972 si applica al caso concreto.
Il termine di 12 mesi è quindi importante, ma non deve essere interpretato come una regola valida indistintamente per ogni nota di credito.
Per evitare errori nella gestione della fatturazione, è sempre consigliabile verificare la causa della variazione e la relativa disciplina fiscale prima di procedere all’emissione del documento.