L’invio di una fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione (PA) è un passaggio cruciale per le imprese che lavorano con enti pubblici. Questo processo è regolamentato dal Decreto Ministeriale n. 55 del 3 aprile 2013 e prevede l’uso di formati e canali specifici per garantire la validità e l’autenticità dei documenti. Di seguito, vediamo i passaggi essenziali per inviare correttamente una fattura elettronica PA all’Agenzia delle Entrate.
Preparazione della Fattura Elettronica
Prima di tutto, è necessario creare la fattura elettronica nel suo formato XML. Questo formato consente di strutturare i dati in modo che possano essere letti e processati automaticamente dai sistemi informatici. Molti software di fatturazione come WindDoc permettono di creare velocemente la fattura nel formato richiesto. E’ richiesto inoltre che il nome della fattura elettronica rispetti una dedicata nomenclatura. Il nome deve essere composto dalla P.iva del fornitore che invia la fattura seguito da un identificativo alfanumerico univoco così descritto : ITXXXXXXXXXXX_NNNNN.xml dove ITXXXXXXXXXXX rappresenta la P.iva del fornitore e NNNNN il numero univoco dove con N è possibile specificare un qualsia carattere numerico (da 0 a 9) o carattere (dalla a alla z) sia in formato maiuscolo o minuscolo.
Firmare Digitalmente la Fattura
Al contrario della fattura elettronica B2B la fattura elettronica per la PA richiede per poter essere inviata la firmata digitalmente del file XML. Questo è possibile utilizzando un certificato di firma digitale qualificata. La firma digitale garantisce l’autenticità del documento e la sua integrità, assicurando che non venga alterato durante la trasmissione. Il file può essere firmato con qualsiasi programma di firma, tra i più conosciuti GoSign, ArubaSign… E’ però necessario firmare il file con firma CADES così da apporre al file l’estensione p7m. Al termine della firma quindi il file sarà così rinominato ITXXXXXXXXXXX_NNNNN.xml.p7m. E’ essenziale che il file sia nominato nel seguente formato altrimenti sarà motivo di scarto.
Inviare la Fattura Tramite il Sistema di Interscambio (SDI)
Il Sistema di Interscambio (SDI) è la piattaforma utilizzata per inviare e ricevere le fatture elettroniche destinate alla Pubblica Amministrazione. Esistono vari metodi per trasmettere la fattura tramite SDI:
- PEC (Posta Elettronica Certificata): È possibile inviare la fattura XML come allegato a un messaggio PEC all’indirizzo specificato dal SDI.
- Portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate: Attraverso questo portale è possibile caricare manualmente la fattura elettronica.
- Web Service: Per le aziende che gestiscono grandi volumi di fatture, è possibile integrare i propri sistemi con il SDI tramite web service.
- FTP: Un metodo adatto a chi deve inviare un elevato numero di fatture in maniera automatizzata.
Ricezione della Ricevuta di Consegna
Una volta inviata la fattura, il SDI verifica la conformità del documento e lo recapita all’ufficio della PA destinatario. Il sistema invierà al mittente una ricevuta che attesta l’avvenuta consegna della fattura oppure un messaggio di scarto se ci sono errori formali.
Al contrario della fattura elettronica B2B, la fattura elettronica PA dopo che è stata accettata dall’agenzia delle entrate (il rifiuto da parte dell’agenzia è solo di carattere tecnico che ne verifica la struttura del file e l’univocità della fattura data dal numero e dal nome del file inviato) prevede un’ulteriore step: la PA destinataria ha tempo 15 giorni per poter accettare o rifiutare la fattura. Nel caso di mancata risposta la fattura sarà automaticamente accettata con un dedicato avviso “Accettazione per decorrenza termini”. Nel caso invece di rifiuto da parte della PA (quindi nel caso in cui la fattura sia stata accetta dall’agenzia delle entrate ma rifiutata dalla PA) vi consigliamo di seguire questa guida dedicata per che mostrerà come comportarsi.
Conservazione Sostitutiva
Infine, è importante ricordare che le fatture elettroniche devono essere conservate digitalmente per un periodo di 10 anni, in conformità con la normativa vigente. Questo processo, noto come conservazione sostitutiva, garantisce la validità legale e fiscale dei documenti nel tempo. E’ in questo caso possibile utilizzare il processo di conservazione sostitutiva dell’agenzia delle entrate, servizio che deve essere attivato.
Invio della fattura elettronica con WindDoc
In Winddoc abbiamo integrato 3 metodi di invio delle fatture elettronica, tramite vostra email PEC, tramite nostro codice SDI e tramite SDI dedicato con firma automatica (Servizio MyDataCloud)
Invio Pec e codice SDI
Per inviare la fattura elettronica alla PA tramite queste due metodologie è necessario eseguire i seguente passi :
- Creare la fattura e generare il file Xml. Questo sarà generato in automatico nel formato e con il nome corretto premendo sul pulsante “Genera XML” nel riquadro “Fattura PA” presente nel dettaglio della fattura
- Firmare il file in formato CADES rispettando il nome corretto della fattura
- Caricare il file in winddoc premendo sul pulsante “Carica Xml Firmato” presente sempre nel riquadro “Fattura PA” presente nel dettaglio della fattura
- Inviare il file premendo sul pulsante “invia fattura”
Invio tramite servizio MyDataCloud
L’invio del file con questo servizio è molto più semplice, basterà creare la fattura ed inviarla. La firma del file sarà automaticamente apposta.